Connectiviteit

Kantoren van de toekomst: waar en hoe gaan we straks weer naar het werk?

Door COVID-19 zal de kantooromgeving in de toekomst een andere functie en inrichting krijgen. Bedrijven zullen zich de komende periode focussen op het faciliteren van een juiste balans tussen kantoor en thuis. Hoe ziet dat er dan precies uit? De essentie van het kantoor verandert. Denk aan slimme kantoorgebouwen die voorzien zijn van de nieuwste technologieën en digitale snufjes om werken efficiënter én hygiënischer te maken.

Clock 4 min

Wat is de invloed van COVID-19 op de werkomgeving? In sneltreinvaart faciliteerden werkgevers een thuiswerkplek voor hun medewerkers. Maar hoe gaat dat post-corona? Als iedereen weer langzaam naar kantoor gaat/wil? CBRE bracht in maart 2020 een onderzoeksrapport uit. Vrijwel direct daarna kondigde het RIVM de overheidsmaatregelen aan. Hierdoor werden de langetermijnvoorspellingen in één klap realiteit.”Trends die zich normaal gesproken nog jarenlang hadden moeten ontwikkelen – zoals locatieonafhankelijk werken – zijn in een enorme stroomversnelling terechtgekomen. Ondanks dat fysiek samenzijn altijd een onmisbaar onderdeel van werk zal blijven, zullen we creatiever worden in hoe en waar we werken, geholpen door nieuwe technologieën.’’

Smart Home voor een Smart Office

In een interview met Remco Kramer van Microsoft voorspelde hij de Smart Home trend, die ook in het kantoor in de toekomst van een grote rol gaat spelen. Door de 5G-technologie is deze ontwikkeling eenvoudig toepasbaar in kantooromgevingen. Een slim kantoor creëer je door slimme producten met elkaar te connecten. Zo kunnen je medewerkers zich in de toekomst contactloos door het kantoor manoeuvreren. Als medewerkers minder frequent naar kantoor komen, is het fijn als het klimaatbeheersingssysteem zich daarop aanpast. En systemen die detecteren hoeveel werkplekken, parkeerplekken en vergaderruimtes beschikbaar zijn, klinkt ook als toekomstmuziek. Alarmsystemen, liften en sloten kun je door middel van deze smart-technologie ook bedienen. Op den duur komt er geen sleutel meer aan te pas, maar kom je door middel van je smartphone naar binnen, compleet gepersonaliseerd. Helemaal ideaal is als je daar een spraakcomponent aan toevoegt, zoals een Google Home. Een touchless kantoor waarbij je alle elektronica bedient met je stem is niet alleen gemakkelijker, maar ook hygiënischer. Zeker als we in de toekomst meer hybride gaan werken.

Hybride werken

Veel deskundigen zijn van mening dat op afstand werken slim is voor de bedrijfsstrategie. Het levert verschillende besparingen op en medewerkers blijken productiever en efficiënter als zij regelmatig vanuit huis werken. Uit onderzoek van Nieuwsuur blijkt dat werknemers na de pandemie tenminste 2 tot 3 dagen vanuit huis gaan werken. Het kantoor wordt een ontmoetingsplek voor collega’s en klanten. Grote bedrijven zijn van plan massaal hun kantoorruimte te schrappen. Door flexibele roosters en gedeelde ruimtes worden de kantoren van de toekomst flink verkleind. Uit een onderzoek van KPMG in augustus bleek dat 69% van de CEO’s van plan is hun kantoorruimte in te krimpen. “Ik voorzie dat we in 2025 een hybride model hebben en dat we bewuster in het vizier hebben wie er naar kantoor komt,” zegt Fran Katsoudas, Cisco’s chief people officer. Bij Google, waar 62% van de werknemers “sommige dagen” op kantoor wil werken, heeft CEO Sundar Pichai gezegd dat het bedrijf meer flexibiliteit en meer hybride modellen zal creëren. Bij Ford, waar 70% van de werknemers interesse heeft getoond in een hybride rooster, heeft Jennifer Kolstad, de global design director van het bedrijf, beloofd om ‘een nieuw landschap van werk te creëren’. Het snijden in kantoorruimte gebeurde als een van de eerste bedrijven bij Triodos Bank. Triodos verwacht dat medewerkers in de toekomst vooral naar kantoor zullen komen voor het ontmoeten van collega’s en klanten. “Geconcentreerd werken, zoals het lezen van een rapport of het schrijven van een kredietvoorstel, is prettiger om thuis te doen.” En directeur Bas van der Veldt van AFAS Software, een bedrijf met 500 werknemers, heeft het kantoor van de toekomst al, denkt hij. “We hebben een gymzaal, klimmuur, webinarstudio, green screens, fotostudio etc. Werken doe je thuis.” Wees er dus op voorbereid dat je werknemers hun werktijd gaan verdelen tussen thuis en kantoor.

Benieuwd hoe een hybride en coronaproof-kantoor eruit ziet?

Het kantoor als ecosysteem

In de toekomst bestaan kantoren nog steeds, maar hebben ze een nieuw doel. In plaats van een vaste werk/flexplek is de kantooromgeving specifiek bedoeld om innovatie en verbinding te stimuleren. Het toekomstige kantoor zal ontworpen worden om samenwerking, creativiteit en de teamspirit te verhogen. Het kantoor is niet enkel een locatie om samen te komen, maar wordt een ecosysteem om flexibiliteit, functionaliteit en het welzijn van werknemers te ondersteunen. Vastgoedbedrijf Cushman & Wakefield voorspelt dat 50% van de beroepsbevolking binnenkort een werkplek-ecosysteem zal omarmen dat bestaat uit kantoren, huizen, flexwerkplekken zoals cafés, co-working spaces en bibliotheken. Starbucks is bijvoorbeeld van plan om te werken met ‘hotelling’ waarbij werknemers alleen kantoorruimte reserveren als ze met anderen moeten samenwerken. In het komende jaar, terwijl de werknemers op afstand blijven werken, is de koffiegigant van plan zijn hoofdkantoor opnieuw in te richten: De meeste bureaus zullen verdwijnen en de extra ruimte wordt gerenoveerd om samenwerking te bevorderen, terwijl het lijkt alsof je in een koffiebar zit.

Hub-and-spoke kantoormodel

Waarom hebben bedrijven eigenlijk kantoren nodig, nu steeds meer werknemers op afstand gaan werken? Dat is simpel: om de productiviteit en creativiteit van werknemers te stimuleren. Een toekomst zonder kantoorruimten komt niet in het hub-and-spoke model voor. In dit model wordt het hoofdkantoor (de hub), meestal in een grote stad, gebruikt voor samenwerkingen, vergaderingen en evenementen. De kleinere vestigingen (de spokes) zitten meestal gevestigd in kleinere steden en voorsteden, dichtbij de woonlocaties van medewerkers of klanten waar zij een paar dagen per week werken. De primaire hub fungeert als een soort clubhuis, het culturele hart, dat voor iedereen goed bereikbaar is. Het creëren van dit soort ‘derde werkplekken’ is een vorm van decentralisatie. Het geeft bedrijven de mogelijkheid om mensen aan te nemen met een breder scala aan achtergronden en ervaringen, doordat toekomstige werknemers op veel verschillende plekken gevestigd zitten. Deze aanpak zou het hybride werken de flexibiliteit kunnen geven die het nodig heeft. De pandemie daagt ons uit om opnieuw te kijken naar waar en hoe we werken. Het ‘hoofdkantoor’ krijgt een geheel nieuwe betekenis.

 

Beeld: T-Mobile