Agile werken: Met deze tips lukt het jouw organisatie wél

Wie agile werkt, wil snel resultaat boeken. Niet maandenlang wachten met het maken van een compleet nieuw product, maar binnen een paar weken al een eerste, werkende versie realiseren. Je medewerkers stellen een team samen en jij als directeur hebt hoge verwachtingen. Maar als je vier maanden later vraagt hoe het staat is er veel gedaan maar niet altijd datgene wat de organisatie nodig had. Hoe komt het dat de agile hogesnelheidstrein in jouw organisatie afremt tot het trage tempo van een stoomlocomotief? Organisatieadviseur Jacques de Vilder zet de oorzaken uiteen.

Wat is agile werken?

Eerst een recap, want wat is agile werken eigenlijk? De methode ontstond in de IT-wereld toen de behoefte naar sneller resultaat en een praktijkgerichte aanpak toenam. IT’ers deden er maanden – soms zelfs jaren – over om iets te lanceren. Door agile te werken versnelden ze het proces naar een veel kortere periode. Jacques: “Een kenmerk voor deze aanpak is om het klein en simpel te houden. De ene dag werk je bijvoorbeeld aan een bug, de volgende dag aan het design. Zo behoud je de focus en boek je sneller resultaat.”

Agile werken draait om flexibiliteit. “Je moet elke dag bijsturen, het project aanpassen en reageren op veranderingen”, legt Jacques uit. “Je volgt geen vaststaand actieplan, maar focust op kortetermijndoelstellingen die elke ochtend worden bepaald of bijgestuurd tijdens de stand-up. Dit is de vlotte tegenhanger van de wekelijkse meeting die meestal te lang duurt en eigenlijk te weinig oplevert. In een stand-up bespreek je in maximaal 15 minuten de voortgang van het project en bedenk je nieuwe actiepunten die je diezelfde dag nog uitvoert.”

Agile werken in de praktijk

Het idee achter agile werken is simpel: met een multidisciplinair team los je problemen snel en efficiënt op. Het team managet zichzelf en draagt de verantwoordelijkheid voor zijn eigen resultaat. Dat werkt zo: stel dat klanten jou de feedback geven dat de betalingsmethode op je website onhandig is. Je vormt een klein scrum team van medewerkers die zich in dit onderwerp gaan vastbijten.

Dit team heeft alle vaardigheden in huis om dit probleem te tackelen. Een product owner heeft de leiding. Hij is verantwoordelijk voor het eindproduct en bepaalt de richting, maar vertelt het team niet in detail wat ze moeten doen. Dat bepalen de collega’s zelf. Ze werken op basis van trial and error; als iets niet werkt, passen ze het weer aan. Na een zo kort mogelijke periode rolt er al een eerste werkbare oplossing uit.

Het gaat mis

Dit klinkt mooi, maar toch verloopt het niet altijd zoals gehoopt. Het kost je uiteindelijk weer een jaar voordat een project op zijn eindstation aankomt. Of het gebeurt gewoon niet en blijft op de plank liggen. Iedereen werkt zich uit de naad, maar er is nul resultaat. Dat frustreert enorm. Jacques helpt organisaties om de oorzaak te achterhalen.

Agile werken in de hele organisatie

“Meestal wordt er binnen een organisatie maar op één of een paar afdelingen agile gewerkt. Vaak op een plek waar de meeste behoefte aan verandering is, zoals de marketing- of IT-afdeling. Maar het eindresultaat van die afdelingen moet worden geïntegreerd in de rest van het bedrijf. Dus ook bij sales en operations. Helaas hebben andere afdelingen vaak andere prioriteiten en werken ze niet samen. Daar gaat het mis.

Betrek alle afdelingen bij de projecten en probeer niet de controle binnen de eigen afdeling te houden. Het combineren van disciplines zorgt juist voor creatieve, doelgerichte en werkbare oplossingen.”

Te weinig contact

Wanneer je agile werkt, moet je zeer regelmatig met elkaar in contact zijn, overleggen en beschikbaar zijn. Doelstellingen en actiepunten kunnen namelijk dagelijks veranderen. “Overleg en samenwerking kost tijd, maar juist hierin ligt de kracht van het team. Gebruik hiervoor alle beschikbare en nieuwe technologieën. Zo communiceer je zelfs goed wanneer een collega thuiswerkt, in de file staat of voor een meeting in het buitenland zit.”

Beperkte zelfstandigheid

Agile werken lukt je alleen wanneer de echte beslissingen voortvarend worden genomen. “In de praktijk blijkt delegeren vaak lastig”, vertelt Jacques. “Leidinggevenden willen vaak controle blijven uitoefenen. Elke belangrijke stap in het proces wordt toch vaak nog geaccordeerd. Vragen om toestemming kost jou veel tijd. En de leidinggevende en product owner moeten zich steeds verdiepen in het plan, overige prioriteiten en alles op een rijtje zetten om uiteindelijk een weloverwogen beslissing te maken. Zo loopt jouw project al snel vertraging op en komt de essentie van agile werken niet van de grond: snel inspelen op veranderingen.

Agile werken betekent ook dat je flexibel blijft in de samenstelling van jouw team. Neem afscheid wanneer iemands kwaliteiten geen meerwaarde hebben. En verwelkom nieuwe personen als je hun vaardigheden nodig hebt.”

Win de wedstrijd op ondernemingsniveau

Alle scrum sessies en stand-ups ten spijt: jouw team boekt wel vooruitgang, maar lijkt geen wezenlijk resultaat te boeken. Je las in dit artikel al verschillende oorzaken van dit probleem, maar de belangrijkste reden is vaak dat er een hoger doel op ondernemingsniveau ontbreekt. “Het is gemakkelijk om je te verliezen in kleine projecten met kortetermijndoelstellingen. Maar voorkom dat ze geen onderliggende visie hebben. Anders rijden er vele hogesnelheidstreinen op verschillende sporen, maar komt er nooit één volgens dienstregeling aan.”

“Begin daarom bij de kern en kijk bijvoorbeeld eerst naar de concurrentiepositie van de organisatie. Koppel daar agile werken aan. Want als blijkt dat jullie de komende jaren van markt moeten wisselen, dan is het voor de marketingafdeling wellicht nuttiger om zich te richten op een nieuw identiteitsplan dan op het ontwerpen van een mooie, nieuwe huisstijl.”

Nu de oorzaken van de problemen met agile werken glashelder zijn, is het tijd voor een stappenplan. In dit gratis eBook over agile werken in organisaties  zet Jacques uiteen hoe jouw bedrijf wél succes boekt met agile werken.