Mark is psycholoog, mede-oprichter van Focus Academy en schrijver van onder andere het boek ‘Focus AAN/UIT’ . Bij Focus Academy helpt hij mensen, met name ondernemers, om niet meer afgeleid te raken in een wereld vol afleiding. Focus Academy bestaat al achttien jaar. In die tijd hebben Mark en zijn compagnons al meer dan honderdduizend mensen wereldwijd opgeleid en geholpen.
Apps voor Ondernemers
Van boekhouden tot brainstormen: dit zijn de beste apps voor iOS en Android om jouw bedrijf tot een succes te maken! Download snel het gratis e-book.
Download
Mark, voor wie is Focus Academy?
Apps voor Ondernemers
Van boekhouden tot brainstormen: dit zijn de beste apps voor iOS en Android om jouw bedrijf tot een succes te maken! Download snel het gratis e-book.
Mark: “Met Focus Academy richten we ons voornamelijk op ondernemers. En dan bedoel ik ondernemers in de breedste zin van het woord. Van ZZP’ers tot mensen met een midden-klein-bedrijf en zelfs grote corporates zoals Achmea. Eigenlijk richten we ons vooral op mensen zoals jij en ik. Mensen die veel met een computer werken en die dus constant prikkels binnenkrijgen van die computer, maar ook van bijvoorbeeld (meldingen op) hun telefoon. Wat ik heel leuk vind aan mijn vak is dat je allerlei verschillende mensen en bedrijven tegenkomt. Je krijgt overal een kijkje in de keuken. En weet je wat het grappige is? We zijn allemaal hetzelfde. Een marketeer heeft een totaal andere baan dan een accountant, maar kan qua afleidingen wel tegen precies dezelfde dingen aanlopen. Wat wij doen is helpen met focus. Focus is een middel voor rust, overzicht en controle. Als je je focus onder controle hebt word je niet meer geleefd door de waan van de dag, maar kun je jezelf sturen waardoor je rust, overzicht en controle krijgt in de hectiek.”
Wat zijn de grootste afleiders voor mensen/ondernemers?
Mark: “Over het algemeen zijn afleidingen onder te verdelen in vier categorieën. De eerste is telefoon en chats. Daarmee bedoel ik afleiding in de vorm van teveel belletjes, teveel mails en teveel chats. Categorie twee zijn de interne prikkels, oftewel, je eigen hoofd. Voor de meeste mensen is dat de grootste afleider. Daarnaast heb je nog te weinig brandstof, oftewel te weinig energie. Dat kan te weinig fysieke energie zijn, maar ook te weinig energie in je hoofd. En de laatste afleider is te weinig uitdaging of te weinig prikkeling. Stel je voor dat ik nu heel langzaam ga praten, dat prikkelt jou niet, waardoor je snel bent afgeleid. Deze vier categorieën noemen wij bij Focus Academy de vier concentratielekken. Om grip te krijgen op je dag en daarmee op je werk, is het doel om deze vier concentratielekken te dichten. Als je de lekken namelijk niet dicht, ben je eigenlijk een beetje overgeleverd aan de waan van de dag en denk je aan het einde van je werkdag: ‘ik ben heel druk geweest, maar wat heb ik nu eigenlijk gedaan?’. Een keertje is dat niet erg, maar zodra dit structureel gebeurt dan gaat er iets mis.”
Wat is jullie methode voor het dichten van de concentratielekken?
Mark: “Stap één is het uitvoeren van een test waarmee we bepalen welk van de vier concentratielekken bij jou van toepassing is. Begrijp me niet verkeerd: iedereen heeft ze alle vier, maar ze zijn nooit allemaal even dominant. Zodra we weten welk lek, of welke lekken er bij jou uitspringen, maken we een persoonlijk focusplan. Wat voor persoon A werkt, werkt namelijk niet voor persoon B en andersom. De ene persoon zegt bijvoorbeeld: ‘je moet al je notificaties uitzetten’. Ik persoonlijk zou daar knettergek van worden en zou steeds op mijn laptop of telefoon gaan kijken om te zien of ik niets heb gemist.”
Kun je wat algemene tips geven voor ondernemers voor het verkrijgen en behouden van (meer) focus?
Mark: “Eén losse tip is nooit het antwoord. Zoals ik al zei, werken niet alle tips voor alle personen. Maar daarnaast is (meer) focus verkrijgen een samenspel van het dichten van alle vier de concentratielekken. Er zijn natuurlijk wel een aantal wetmatigheden, dus ik zal proberen om toch wat tips te geven:
Tip 1: Probeer het aantal wissels op een dag te minimaliseren
“Elke keer dat je wisselt van een taak of project en elke keer dat je aandacht geeft aan een binnenkomend mailtje of appje, worden je hersenen als het ware in tweeën gesplitst. Een deel van je hoofd blijft hangen bij de vorige taak of bij de onderbreking. Als je aan een nieuwe taak begint, of verder gaat met de taak waar je mee bezig was toen het mailtje of appje binnenkwam, is een deel van je hoofd nog bezig met het loskomen van die vorige taak of onderbreking. Na een onderbreking duurt het gemiddeld twintig minuten om weer terug te komen in de flow waarin je zat. Veel he? Pas na die twintig minuten functioneren je hersenen weer op je totale denkniveau. Hoe minder wissels je dus maakt op een dag en hoe minder onderbrekingen je krijgt, hoe beter.”
“Wat goed kan werken is themadagen. Neem bijvoorbeeld maandag als administratiedag, dinsdag als marketingdag, op woensdag ga je aan de slag met nieuwe klanten en projecten, op donderdag plan je al je meetings en op vrijdag houd je je bezig met sales. In plaats van op dagniveau kun je ook werken op dagdeelniveau. Hoe meer je bundelt en hoe minder wisselingen je maakt, hoe beter. Per dag, of dagdeel ruim je tijd in voor je e-mail en WhatsApp. Bijvoorbeeld een (half) uur ‘s ochtends en een (half) uur ‘s middags.”
Tip 2: Wees selectief in het aantal dingen wat je doet
“Dit is vaak lastig voor ondernemers. Over het algemeen zijn ondernemers ontzettend creatieve mensen met heel veel verschillende ideeën. Lang niet al die ideeën zijn interessant of bruikbaar, maar een deel is dat absoluut wel. Hoe meer ideeën je hebt, hoe meer versnipperd je raakt. Dat haalt de snelheid van het uitvoeren van je ideeën gigantisch onderuit. Wees daarom selectief en focus je op één doel per keer. Niet twee, niet drie, maar één. Dat kan een doel zijn wat je in een paar weken of in een kwartaal wilt behalen, maar ook een doel waar je wat meer tijd voor uit moet trekken. Bepaal een termijn voor het behalen van je doel en besteed daar je tijd, geld en andere resources aan. Een doel hoeft niet altijd groot te zijn. Je kunt een groter doel namelijk heel goed opsplitsen in kleine stukjes. We noemen dat ook wel ‘minimized project switching’ of ‘most important tasks’. Bepaal wat je belangrijkste taak of doel is voor een dag, week of maand en focus je daarop.”
Tip 3: Wees een dagdeel onbereikbaar
“Om focus te hebben is het noodzakelijk om een aantal momenten op de dag onbereikbaar te zijn. Zo voorkom je dat je wordt afgeleid door allerlei belletjes, appjes en mailtjes. Die onbereikbaarheid regel je niet door simpelweg je telefoon of notificaties uit te zetten. Ga een stap verder. Als ik bijvoorbeeld een nieuw boek aan het schrijven ben, zet ik standaard een out-of-office-reply aan op mijn e-mail. Daar staat in dat ik bezig ben met mijn nieuwe boek en daarom tijdelijk onbereikbaar ben. Is het superurgent? Bel me dan even. Zo niet, dan beantwoord ik je bericht na 14:00u vanmiddag. Superduidelijk. Degene die de mail leest weet waar hij aan toe is en ik heb mijn rust.”
“In een organisatie waarin je met collega’s werkt, kun je kiezen voor de ‘taking turns’-methode. Spreek met elkaar af dat je om de beurt voor een bepaalde tijd, bijvoorbeeld een uur, de telefoon opneemt. Zorg ervoor dat de telefoon na jouw uur automatisch wordt doorgeschakeld naar de volgende persoon en je hebt er geen omkijken meer naar. Zo is je organisatie altijd bereikbaar en heb jij, of hebben jij en een aantal collega’s, de rust en ruimte om te werken aan een bepaalde taak. Vind je dit lastig? Denk dan maar zo: een chirurg in het ziekenhuis wordt ook niet gevraagd om de voordeur van het ziekenhuis in de gaten te houden als hij aan het opereren is. Moet hij dat wel doen? Dan klopt er iets niet in het systeem.”
Extra focus tip: Wist je dat je dat er een manier is om inkomende mobiele oproepen te blokkeren als je in een Teams vergadering zit?
Goede tips Mark! Kun je ons als laatste ook vertellen wat je kunt doen als je al een tijdje goed bezig bent, maar op een bepaald moment toch je focus verliest en weer terug begint te vallen in oude patronen?
Mark: “Het aanleren van nieuwe gewoontes kost tijd. Gun jezelf dus allereerst die tijd en verwacht niet dat je van de ene op de andere dag resultaat ziet. Om gedragsveranderingen aan te leren gebruiken wij de methode ‘tiny habits’. Dit is een systeem wat op de Amerikaanse universiteit Stanford is ontwikkeld en wat wetenschappelijk gezien de beste methode is voor blijvende gedragsverandering. Als je bij ons een training volgt, leer je allereerst je eigen brein goed kennen. We zoeken samen uit hoe jouw hoofd werkt. Op basis daarvan maken we een persoonlijk focusplan en ontwikkelen we persoonlijke focusgewoontes, ‘habits’ dus. De kans op terugval is daardoor een stuk kleiner. Merk je dat je toch weer in oude gewoontes begint te vervallen? Stel jezelf dan de vraag welke van de vier concentratielekken de boosdoener is. Ben je bijvoorbeeld veel aan het piekeren of toch weer ad-hoc mails aan het beantwoorden? Als je weet welk concentratielek, of welke lekken, de boosdoener is/zijn, kun je dit lek gericht gaan dichten. Als je geen focus (meer) hebt is altijd één van de vier lekken of een combinatie van lekken de boosdoener.”
Wil je aan de slag met Mark’s methode? Op focusacademy.com/introductietraining vind je een minitraining over de vier concentratielekken én een gratis test om erachter te komen waar jij staat.
Apps voor ondernemers
Heb jij jezelf als ondernemer ook doelen gesteld voor het nieuwe jaar? Naast de methode van Mark kunnen deze apps je helpen bij het stellen van doelen en het tracken van je voortgang. Je doelen behalen was nog nooit zo simpel!
Apps voor Ondernemers
Van boekhouden tot brainstormen: dit zijn de beste apps voor iOS en Android om jouw bedrijf tot een succes te maken! Download snel het gratis e-book.