Conference call etiquette: efficiënter virtueel vergaderen

Conference calls worden in essentie opgezet om (reis)tijd te besparen. Maar het verloop ervan kan de nodige irritaties opleveren. En daarmee kan zo’n virtuele vergadering je gevoelsmatig nét zoveel energie kosten als een face to face meeting. Onderstaande etiquetteregels helpen je je conference call in goede banen te leiden. Zo wordt thuiswerken voor iedereen leuk!

0. Voordat je begint: wijs een host aan

Zeker bij virtuele vergaderingen waar veel deelnemers aan mee doen, is het zaak overzicht te houden. Een host aanwijzen die de structuur erin houdt en er voor zorgt dat de meeting on topic blijft, is geen overbodige luxe.

1. Start op tijd en test je tech, voorafgaand aan de call

Het Amerikaanse magazine Forbes publiceerde vorig jaar over een onderzoek over conference calls. Gemiddeld nemen deze vergaderingen een kleine 40 minuten in beslag. Maar 8 minuten daarvan wordt opgeslokt door technische problemen tijdens het opstarten. Zorg dus dat je dit soort zaken van te voren test.

2. Bij een video call: zorg voor een degelijke presentatie

Wanneer je inbelt via een video verbinding, doe je er goed aan om ook aan het visuele aspect aandacht te schenken. Zorg dat de grootste lichtbron niet achter je staat, maar voor je – anders ben je één grote donkere vlek. Kijk in de camera, niet naar je scherm. Alleen zo kijk je mensen recht in de ogen aan. En bij sommige video conferencing tools kun je de achtergrond blurren: handig wanneer je geen tijd hebt gehad om je kamer op te ruimen!

3. Stel jezelf voor

Zeker in meetings waarvan de deelnemers elkaar niet kennen, is het altijd goed om iedereen eventjes voor te stellen. Dat kan de host van de meeting doen, maar uiteraard kunnen de deelnemers zichzelf ook even voorstellen. Dit geniet de voorkeur omdat iedereen elkaars stem dan even kan horen. Want in calls vormt geluid het enige herkenningspunt.

4. Laat weten wanneer je vanaf een luidruchtige plek inbelt

In de ideale wereld ga je een conference call in op een serene plek waar stilte en rust heerst. Wanneer je daar geen mogelijkheden voor hebt, omdat zoonlief het op dat moment nodig vindt om zijn complete Lego collectie over de houten vloer leeg te strooien, is het handig de andere deelnemers daar van tevoren op de hoogte van te stellen. Zij kunnen immers denken dat de storende geluiden door hun eigen verbinding veroorzaakt wordt. De volgende tip biedt hier soelaas voor.

5. Ben je niet aan het woord: zet jezelf op mute

Van de achtergrondgeluiden die er in jouw ruimte te horen zijn, hoef je je niet perse bewust te zijn. Het zachte gerommel van je wasmachine kan je brein eenvoudig wegfilteren. Maar de microfoon van je laptop is daar wat minder selectief in – die stuurt alle achtergrondgeluiden netjes door naar alle deelnemers van je call. Je collega’s zullen het dus waarderen dat, wanneer je niet aan het woord bent, je je microfoon uit zet.

6. Ben je wel aan het woord: voorkom stiltes

Wanneer je face to face met mensen spreekt, is het prima om soms een stilte te laten vallen. Sterker nog: dit is een trucje uit de journalistiek om de ander iets meer te laten praten. Maar tijdens conference calls is het belangrijk dat, wanneer je iets gevraagd wordt waar je een aantal handelingen voor moet doen, je de deelnemers meeneemt in wat je aan het doen bent: ‘Hier moet ik even de juiste bladwijzer voor opzoeken. Even zien: Toffe blogs, T-Mobile, ja hier is ie: Founders.’ Waarom? Deelnemers kunnen denken dat je door technische redenen weggevallen bent. Wanneer je echt even bedenktijd nodig hebt, en dus even een stilte moet laten vallen, dan kun je dat het beste even aangeven.

7. Betrek iedereen bij het gesprek

In sommige gevallen kan het voorkomen dat een gedeelte van de deelnemers fysiek bij elkaar in een meeting room zit en een ander gedeelte van het gezelschap inbelt via een conference call. Behoor jij tot de eerste groep, dan is de verleiding groot je met name op de mensen bij jou in de ruimte te richten. Probeer echter geregeld de mensen die op afstand zitten, mee te nemen in het gesprek door ze, waar mogelijk, om hun mening en input te vragen.

8. Focus, focus, focus

Het voordeel van een conference call is snelheid. Je hoeft nergens naar toe en dat scheelt gewoon (reis)tijd. Zorg er dus voor dat je goed geconcentreerd aan de call deelneemt, zodat je geen tijd verspilt. Bijvoorbeeld door je mail, Twitter en telefoon uit te zetten. En ja, ook Netflix dus…

9. Hou de conference call kort

Conference calls zijn vermoeiend. Voornamelijk omdat je alleen maar je gehoor hebt om de meeting te kunnen registreren. Dat vergt heel veel van je concentratievermogen. Zeker als het geluid ook nog eens via een krakerige verbinding binnen komt. Probeer je in je call dan ook uitsluitend op het noodzakelijke te focussen.

Real life

Zoals bij elke virtuele aangelegenheid, probeer je ook bij conference calls de real life situatie zoveel mogelijk na te bootsen. Hopelijk hebben we je, met dit artikel over conference call etiquette, handvatten geboden om van je eerstvolgende virtuele vergadering een succes te maken.