Digitale tools en apps om meer uit je onderneming te halen

Met deze PowerPoint-tips word je een presentatie pro

De meeste bedrijven stoppen veel tijd, geld en moeite in hun website of advertenties. Maar zodra ze hun bedrijf of dienst bij een klant moeten presenteren, is een PowerPointpresentatie bijzaak. Zonde! Niets is zo belangrijk als een eerste indruk. En die kan met een slechte presentatie direct verknald zijn. In onze digitale wereld is de ouderwetse beeld-tekst-presentatie passé. Mensen willen spektakel, zeker nu je steeds minder vaak ergens fysiek aan tafel wordt uitgenodigd.

Maak je presentatie daarom visueel aantrekkelijker door (gratis!) stockfoto’s toe te voegen, overgangen tussen dia’s te versoepelen en animaties te gebruiken. Laat je presentatie tot leven komen met de Morphing-functie en maak hem interactief met hyperlinks. En wist je trouwens dat PowerPoint ook een digitale tool is die je kunt gebruiken om offerte-templates en social media content te maken? Lees de vijf PowerPoint-tips van PowerPoint-expert Thijs Honselaar en wordt een echte presentatie pro. 

Apps voor Ondernemers

Van boekhouden tot brainstormen: dit zijn de beste apps voor iOS en Android om jouw bedrijf tot een succes te maken! Download snel het gratis e-book.

Download

Productiever samenwerken dankzij Microsoft Teams

Microsoft Teams is één van de meest gebruikte digitale tools bij hybride werken. Toch blijft het soms een beetje zoeken hoe je deze tool het meest productief in kunt zetten. Daarom hebben we vijf hacks voor je uitgezocht die jou helpen om nog meer uit je meeting te halen. Wist je bijvoorbeeld dat je met Teams Telefonie externe telefoongesprekken kunt voeren, waarbij vaste en mobiele telefonie zijn geïntegreerd? Hierdoor ben je altijd en overal bereikbaar in je Teams-applicatie en kun je (samen)werken waar je maar wilt, ongeacht welk apparaat je gebruikt. Door de integratie van vaste en mobiele telefonie kunnen oproepen worden samengevoegd. Ben je aan het werk in Teams en word je op je mobiele nummer gebeld, dan kun je ervoor kiezen om de oproep in Teams aan te nemen.

Daarnaast heeft Microsoft Teams een aantal handige presentatiefeatures. Zo kun je de microfoons van alle deelnemers dempen tijdens een meeting en voorkomen dat deelnemers de demping zelf op kunnen heffen. Je kunt een realtime poll toevoegen aan je presentatie om passieve luisteraars te veranderen in actieve deelnemers of iemands video (inclusief die van jezelf) in de spotlight zetten zodat iedereen hem ziet. Een laatste Microsoft Teams tip is het aanzetten van live ondertiteling. Dankzij deze functie zie je altijd wie er spreekt en wat er wordt gezegd. Zo mis je niks meer. Wil je meer weten over deze handige features? In het Founders-artikel 5 Microsoft Teams-tips om productiever samen te werken lees je er alles over.

Gmail-tips die iedereen zou moeten kennen

Gmail is één van de grootste e-mail platforms ter wereld. Niet alleen krijg je bij dit platform gigantisch veel opslagruimte, Google ontwikkelde ook een aantal hele fijne features om je e-mailervaring steeds beter te maken. Wist je bijvoorbeeld dat Gmail diverse opties heeft die jou helpen om foutloos te schrijven? Zo kun je een autocorrectfunctie aanzetten die jouw typo’s corrigeert terwijl je typt of Gmail jouw schrijfstijl aanleren via Smart Compose personalization. Die foutloze e-mail verstuur je natuurlijk het liefst vanaf je eigen bedrijfsaccount in plaats van via Gmail. Ook dat kan. Gmail kent een instelling waarmee je kunt aangeven dat je een e-mail niet vanaf janjansen@gmail.com maar vanaf janjansen@mijnbedrijf.com verstuurt. Handig én hartstikke professioneel.

Ga je op zakenreis en wil je in het vliegtuig je mails afhandelen? Dat kan dankzij de offline functie van Gmail. Hiermee kun je je mails lezen, erop reageren en de zoekfunctie gebruiken om oude berichten boven water te krijgen. Zodra je weer verbinding met het internet hebt, worden je mails verzonden. Let op: deze functie is alleen beschikbaar als je Gmail benadert via Google Chrome. Wil je je mailbox opschonen zonder je e-mails te verwijderen? Dan kun je ze archiveren en/of dempen. Wanneer je een bericht archiveert komt het bericht terug in je inbox zodra iemand er op reageert. Demp je een bericht? Dan worden alle antwoorden uit je inbox gefilterd en kun je het gesprek opzoeken wanneer je maar wilt. De laatste handige Gmail-functie die we willen benoemen zijn de sneltoetsen voor onder andere het opstellen van een nieuw bericht, mail zoeken en het openen van diverse menu’s. Zodra je deze sneltoetsen onder de knie hebt, kun je veel tijd besparen. Ontdek meer over de handige functies van Gmail.

Al je documenten altijd bij de hand met OneDrive

Als je met Microsoft365 werkt, sla je je documenten online op in de cloud. Bijvoorbeeld in OneDrive, je persoonlijke opslaglocatie. Hier verzamel je je documenten en kun je ze altijd opvragen. Als je met het internet verbonden bent natuurlijk. Werk je samen met collega’s via SharePoint? Laat je belangrijke OneDrive- en SharePoint-mappen dan met elkaar synchroniseren met je Windows Verkenner. Zo hoef je zelf geen bestanden meer te uploaden naar de cloud, maar alleen nog maar in het juiste mapje te zetten. Uploaden gaat vervolgens vanzelf. Omdat alles in de cloud wordt opgeslagen nemen de bestanden geen ruimte in op je computer, behalve als je ze opent.

Heb je snel een document nodig? De zoekfunctie van OneDrive is fenomenaal. Ga naar www.office.com,typ een zoekwoord in de zoekbalk en zie razendsnel zoekresultaten uit OneDrive, SharePoint en Microsoft Teams verschijnen. Er wordt niet alleen gezocht in documentnamen, maar ook in de tekst in je documenten zelf. Zelfs in pdf’s. Je bent dus nooit meer iets kwijt. Ook fijn: OneDrive houdt per document een versiegeschiedenis bij. Oudere versies terugzetten is heel gemakkelijk, dus je kunt altijd terug en er gaat nooit iets verloren. Ook kun je vanuit OneDrive gemakkelijk gericht documenten delen. Elke map en elk document heeft namelijk een eigen linkje dat je kunt delen met directe collega’s of externen. Als je een document deelt met iemand kun je aangeven of diegene het alleen mag lezen of ook mag bewerken. Op zoek naar meer tips? Met deze 5 tips voor OneDrive en SharePoint van Microsoft-trainer en slim-werken-specialist Wilma Nedermeijer word jij een echte samenwerkingsexpert.

Moeiteloos videovergaderen met Google Meet

Net als Microsoft Teams of Zoom is Google Meet software waar je mee kunt videobellen. Ideaal voor hybride vergaderen. Google Meet is helemaal gratis en je hoeft er geen speciaal programma voor te downloaden. Je opent Google Meet eenvoudig via je webbrowser of via een app op je smartphone. Om een meeting te plannen heb je alleen een Google-account nodig. De meeting plan en start je vervolgens eenvoudig vanuit je Google Agenda. Als je niet wilt dat iedereen in de vergadering je woonkamer inkijkt, vervaag of verander je gemakkelijk de achtergrond en via de optie Lay-out stel je zelf in waar je deelnemers aan de vergadering in je scherm wilt zien. Als je je vergadering later terug wilt (laten) kijken neem je hem op. Wil je iemand in de spotlight zetten tijdens een meeting? Ook dat kan. Net als het aanzetten van ondertiteling. Zo weet je zeker dat je niks mist. Meer weten? In het Founders-artikel 7 tips voor Google Meet gaan we dieper in op alle genoemde tips en tricks.

Haal alles uit je brainstorm met whiteboard platform Miro

Het online platform Miro maakt online brainstormen mogelijk. Superhandig als jij en je collega’s hybride samenwerken. Op Miro kun je digitale Post-its plakken waar je al je creatieve ideeën op kwijt kunt. De Post-its kun je vervolgens gemakkelijk bewerken. Maar dat niet alleen: iedere post die je op Miro zet krijgt zijn eigen url die je gemakkelijk kunt delen met je collega’s. Zo kunnen jullie altijd en overal samen aan hetzelfde idee werken. Bang om het overzicht kwijt te raken? Geen zorgen. Post-its die bij elkaar horen, kun je eenvoudig groeperen in een zogenaamd frame. Je kunt zelfs verschillende frames in een groter frame plaatsen. Als je je frame lockt blijft het vaststaan op het bord en kan niemand het per ongeluk verplaatsen, bewerken of verwijderen.

Een groot voordeel bij brainstormen is het uitwerken van ideeën op een visuele manier. Zo kun je je (gedachte)processen zichtbaar maken, in plaats van onderwerpen alleen met woorden te bespreken. Denk aan figuren, kleuren, tabellen en flowcharts. Miro biedt je hier talloze opties en presentatiemogelijkheden voor. Extra leuk: deelnemers aan je bord kunnen door middel van emoji’s reacties geven op je ideeën. Twijfel je over een bepaald idee? Vraag je collega’s dan om hun stem te laten horen via de ‘Voting’-optie. Ontdek alles over Miro.

Blijf de baas over je Outlook mailbox

Een overvolle mailbox die tot overmaat van ramp alleen maar voller wordt. Vaak zie je door de bomen het bos niet meer. Met deze Outlook-tips blijf je de baas over je inbox. Tip 1: werk met de archiefmap. Zodra een mail binnenkomt bepaal je wat je er mee gaat doen. Staat er niets in waar je iets mee moet, maar wil je de mail wel bewaren? Archiveer hem dan. Dit geeft direct rust in je inbox. Tip 2: zet mails op je To-do-lijst. Zo verzamel je alle taken op één plek en kun je de mail archiveren of naar een andere map verplaatsen dan je inbox. Je krijgt vanzelf een melding wanneer je iets met de taak op je To-do-lijst moet. Bang om mail kwijt te raken? Geen zorgen! Microsoft Outlook heeft een hele goede zoekfunctie. Je gebruikt hem op dezelfde manier als de zoekfunctie van Google. Zoek op de afzender van de mail of op de inhoud.

Tip 3: houd overzicht met de functie ‘Weergeven als gesprek’. Wanneer je in de browser werkt is dit al automatisch ingesteld, in de app moet je de functie zelf even aanzetten. Via deze functie kun je gemakkelijk mails per onderwerp bundelen. Zo staat alles bij elkaar en hoef je dus minder te zoeken naar bepaalde mails. Onze laatste tip is het beantwoorden van een e-mail met een vergaderverzoek. Stel, je collega mailt met de vraag: “Heb je morgen tijd om 10.00 uur om even te bellen?” Jij antwoordt: “Ja, prima!” en vervolgens stuur je een vergaderverzoek. Dit kan veel sneller. Met de sneltoets CTRL + Alt + R beantwoord je namelijk direct met een vergaderverzoek. Zo sla je dus twee vliegen in één klap. Staan er meerdere geadresseerden in het ‘Aan’-veld? Dan krijgen zij allemaal het vergaderverzoek. Meer weten? Lees hier de uitgebreide Outlook-tips van Microsoft trainer en slim-werkenspecialist Wilma Nedermeijer.

Haal alles uit je online meeting met Zoom

Met Zoom organiseer je gemakkelijk online videovergaderingen. Deze digitale tool is ideaal als jij en je collega’s hybride werken. Zoom staat bekend om zijn eenvoud, maar heeft veel geavanceerde functies. Zo kun je zelf een virtuele achtergrond instellen als je gesteld bent op je privacy, tijdens een meeting je scherm delen en deelnemers realtime om feedback vragen via verschillende annotatiemogelijkheden, op je mooist voor de dag komen met de functie ‘Touch Up My Appearance’, je vergadering opnemen in de cloud, deelnemers muten, (genderneutrale) persoonlijke voornaamwoorden toevoegen aan je profiel, een wachtkamer instellen van waaruit je deelnemers actief toegang moet verlenen tot de vergadering én, als je gebruik maakt van het Pro-, Business- of Enterprise-abonnement je eigen webinar hosten. Kortom: de mogelijkheden van Zoom zijn (bijna) eindeloos. Hoe je al deze handige functies instelt lees je in het Founders-artikel waarin we 8 Zoom-tips geven.

Outlook Agenda

Microsoft Outlook kennen we allemaal wel als één van de bekendste en meest gebruikte e-mailapplicaties ter wereld. Gebruik je deze app? Dan is de kans groot dat je ook Outlook Agenda gebruikt. Maar haal je er wel alles uit wat erin zit? Met deze tips maak je optimaal gebruik van deze beroemde agenda-app. Tip 1: wil je een vergaderverzoek maken, maar wil je niet dat genodigden elkaars e-mailadres zien? Zet genodigden dan in ‘BCC’ door de optie ‘Lijst met genodigden verbergen’ aan te zetten in de Outlook Agenda-app. Tip 2: voeg weeknummers toe. Handig als je een afspraak wilt maken die net wat verder in de toekomst ligt en een collega vraagt of je bijvoorbeeld in week 30 beschikbaar bent. Door het aanzetten van weeknummers in je Outlook Agenda zie je je beschikbaarheid in een bepaalde week in een oogopslag. Voeg de agenda’s van je collega’s toe aan je eigen Outlook app om snel te kunnen zien wanneer er nog ruimte is voor een vergadering en synchroniseer je eigen Google Agenda met je Outlook Agenda om overzicht te houden in al je eigen afspraken. Zowel zakelijk als privé.

Via de optie Dark Mode zet je je agenda op donkere modus. Dit geeft je ogen meer rust. En creëer meer rust in je hoofd door je meldingen zoveel mogelijk uit te zetten. Een herinnering voor afspraken die je echt niet mag vergeten mag best, maar gebruik je agenda niet als takenlijst met pop-ups voor alle dingen die je op een dag moet doen. Onze laatste tip? Beantwoord een e-mail met een vergaderverzoek. Bij onze tips over het gebruik van je Outlook-mailbox lees je hoe je dat doet. Alle ins en outs van deze tips lees je in het Founders-artikel 6 handige Outlook Agenda-tips van Microsoft trainer en slim-werkenspecialist Wilma Nedermeijer.

Bespaar zeeën van tijd met deze 10 Windows shortcuts

We kennen ze allemaal wel: van die dagen dat je wou dat er meer dan 24 uur in een dag past. Dagen langer maken kunnen we helaas niet, maar we kunnen je wél helpen om kostbare tijd te besparen met deze 10 Windows shortcuts.

• Windows-toets + D: met deze sneltoets toon en verberg je je bureaublad. Handig als je even snel wilt kijken welke vensters je allemaal open hebt staan.
• Windows-toets + V: hiermee open je het super-klembord waarop je een lijst ziet met al je recent gekopieerde items.
• Windows-toets + E: open je de Windows Verkenner ook meerdere malen per dag? Met deze sneltoets doe je het in een handomdraai.
• Windows-toets + H: met deze toetscombinatie start je de dicteerfunctie van Windows. Om te stoppen zeg je ‘stop dicteren’.
• Windows-toets + punt: hiermee open je het emoji dashboard. Handig als je even snel een reactie wilt geven.
• Ctrl + Tab of Ctrl + Shift + Tab: met deze twee toetscombinaties doorloop je al je openstaande tabbladen moeiteloos van links naar rechts, of van rechts naar links.
• Windows-toets + Shift + S: met deze sneltoets maak je gemakkelijk en snel een screenshot.
• Alt + P: voelt het zoeken naar een bestand als zoeken naar een naald in een hooiberg? Met Alt + P schakel je het voorbeeldvenster in. Hiermee kun je van ieder bestand dat je aanklikt een voorbeeld zien waardoor je makkelijker vindt wat je zoekt.
• Windows-toets + I: met deze toetscombinatie open je je instellingenmenu.
• Windows-toets + L: met deze sneltoets vergrendel je je pc. Handig als je even wegloopt van je bureau of als je snel van gebruiker wilt wisselen wanneer je werkt op een gedeelde pc. 

Ontdek alles over de Windows shortcuts en laat ook deze digitale tool jou helpen met unlimited ondernemen. Niets houdt je tegen.