E-mail etiquette tijdens thuiswerken

Mailen doen we dagelijks, zowel privé als zakelijk. Maar doordat je op afstand met elkaar communiceert kunnen er ergernissen ontstaan. Zeker in deze tijd waarin we veel thuiswerken. Schrijf daarom altijd zorgvuldig een mail en controleer naar wie je ‘m stuurt.

1. Onderwerpregel in je e-mail

Schrijf deze als allerlaatst. Pas als je de tekst af hebt, weet je goed waar je mail over gaat. Het onderwerp is objectief, informatief en kort. Denk aan de vijf W’s: wat, wanneer, waar en waarom. Gebruik er zoveel mogelijk in zo weinig mogelijk woorden. Schrijf niet ‘Vraagje’, maar ‘PowerPoint presentatie project X aanvullen met bijgevoegde slides’.

2. Gebruik van CC/BCC

Over het algemeen kun je onderstaande regels aanhouden als het gaat om de ontvangers van je e-mail:

• AAN: de personen van wie je actie verwacht
• CC: de personen voor wie je het bericht alleen ter informatie opstuurt
• BCC: een zogenoemde blinde kopie naar voor de overige ontvangers onzichtbare personen. Vermijd het gebruik van bcc zoveel mogelijk.

3. Houd het kort

Tijd is geld. Het is dus van belang om efficiënt te schrijven. Houd het kort en bondig. Is de tekst toch te lang, breng dan structuur aan door tussenkopjes te gebruiken, indien nodig. Heb je meerdere boodschappen te melden? Verdeel ze dan over meerdere mails. Dit is beter leesbaar en maakt het zowel voor de afzender als de ontvanger makkelijk om de mail bij het juiste onderwerp te archiveren.

4. Maak spaarzaam gebruik van urgent

Er is niets storender dan een mailbox vol ‘urgent’ uitroeptekens. Maak alleen echt dringende mailtjes urgent. Als je te snel ‘urgent’ gebruikt, duurt het niet lang voordat mensen er niet meer op letten. Als je dan echt een keer een dringende mail stuurt, leest mogelijk niemand ‘m.

5. Vermijd excuustaal of zwakkere termen

Zinnen als ‘Sorry, dat ik nog een keer vraag om die presentatie, maar….’ of ‘Ik wil niet lastig zijn, maar …’ zijn een risico. Het doet namelijk afbreuk aan je verzoek, dus wees helder en formuleer actieve zinnen.

6. Gebruik van reply all

Niemand wil een mail lezen van 25 mensen met wie ze niks te maken hebben. Deze mails zijn lastig te negeren, omdat bij vrijwel iedereen een pop-up melding op zijn scherm verschijnt zodra er een nieuwe mail binnenkomt. Vermijd ‘Reply all’ dus zoveel mogelijk.

7. Zie liever af van afkortingen of emoticons

Gebruik zo min mogelijk afkortingen als bijvoorbeeld ‘lol’ (laugh out loud) of emoticons. Niet iedereen kent ze namelijk. Waar voor jou een smiley luchtigheid toevoegt aan de mail kan het voor de lezer sarcastisch overkomen.

8. Check de bijlage(s)

Soms stuurt degene met wie je mailt een bijlage mee ter ondersteuning. Voorkom dat je onnodige vragen stelt en check altijd de bijlage(s). Ook is het belangrijk dat wanneer jij zelf naar een bijlage verwijst, je deze niet vergeet toe te voegen. In de praktijk komt dit vaak voor en staat slordig.

9. Afsluiting

Een goede afsluiting wordt nog wel eens onderschat. Na het lezen van de mail moet het voor de ontvanger duidelijk zijn of er iets van hem of haar wordt verwacht. Je kunt aan het eind een opsomming geven van ieders actiepunten of de zaken die jij oppakt. En hang daar ook zo concreet mogelijk een termijn aan.

10. En tot slot ‘De beller is sneller’

Veel heen en weer mailen over een onderwerp kan voor irritatie zorgen. Mocht je merken dat het e-mailgesprek niet lekker loopt, pak dan de telefoon. Doe dit ook bij dringende zaken. De beller is sneller!

Geen onbeantwoorde mails meer

Met deze e-mail etiquette zorg je ervoor dat voortaan al je mails worden gelezen en beantwoord.