Een weekstart, een update over een lopend project of het bespreken van een nieuwe klant: in de zakenwereld vergaderen we wat af. Omdat we lang niet altijd effectief vergaderen kost elkaar informeren of een beslissing nemen vaak onnodig veel tijd. Tijd die we beter kunnen gebruiken om zaken van onze to-do-list af te strepen. Dat vond tech-leider van het eerste uur Steve Jobs ook. Om zijn meetings zo efficiënt mogelijk te maken, hanteerde hij drie gouden regels. Pas zijn tips toe in jouw onderneming en wordt, net als Jobs, een echte vergader-pro!
Tip 1: hou het klein
En met klein bedoelen we ook écht klein. Idealiter nemen niet meer dan drie tot vijf mensen deel aan een vergadering. Waarom? Hoe meer mensen deelnemen aan een vergadering, hoe minder productief die vergadering is. Teveel stemmen zorgen voor ruis. En hoe meer meningen er zijn, hoe kleiner de kans is dat je ook écht iets voor elkaar krijgt.
Een ander voordeel? Wanneer je maar een kleine groep collega’s uitnodigt voor een meeting, kijk je beter naar wie wat kan bijdragen tijdens het gesprek. Is iemand van weinig toegevoegde waarde? Schrap hem of haar dan van de gastenlijst. Collega’s die niet essentieel zijn om beslissingen te nemen en alleen geïnformeerd moeten worden, stuur je na de vergadering de notulen, je Teams-presentatie of een opname van de vergadering toe. Win-win: zij zijn op de hoogte en hebben tijd gewonnen. Jij hebt beslissingen genomen.
Wist je dat Jobs ooit een uitnodiging voor de tech-meeting van president Obama heeft geweigerd omdat hij de gastenlijst te lang vond? Houd dat maar in je achterhoofd de volgende keer dat je een vergadering plant.
Tip 2: agendeer maximaal drie punten
Focus: dat is waar het om gaat tijdens een efficiënte vergadering. Hou de agenda daarom kort. De ervaring leert dat mensen hun focus verliezen als er meer dan drie onderwerpen aan bod komen tijdens een vergadering. Hoe meer agenda-items er zijn, hoe sneller mensen afgeleid raken en verzanden in nevengesprekken. Zo wordt het steeds moeilijker om terug te keren naar het hoofdonderwerp en om conclusies te trekken. Dus hou het kort en agendeer maximaal drie agendapunten die goed verband met elkaar hebben.
Tip 3: hou het kort
Je denkt misschien dat lang vergaderen bij grote of belangrijke onderwerpen gelijk staat aan effectief vergaderen, maar niets is minder waar. Hoe langer een vergadering duurt, hoe sneller mensen afgeleid raken. Ook bij grote onderwerpen. Onthoud dit: niet iedereen kan zijn aandacht er even lang bijhouden. Daarnaast zijn we simpelweg mentaal niet in staat om een betekenisvolle, analytische discussie lang vol te houden. Houd je meetings daarom kort, maximaal dertig minuten. Breek belangrijke informatie op in stukjes van maximaal één tot twee minuten en laat geen ruimte voor ellenlange discussies.
Kan deze meeting ook een e-mail zijn?
Dé vraag die je jezelf moet stellen voordat je een vergadering plant? ‘Is deze vergadering écht nodig, of kan deze meeting ook een e-mail zijn?’ Geloof ons: de meeste zaken kunnen met gemak worden afgehandeld via e-mail. Stel jezelf daarom altijd de volgende drie vragen voordat je een vergadering plant:
- Heb ik input of feedback nodig van anderen?
- Als ik input of feedback van anderen nodig heb, krijg ik die dan sneller tijdens een meeting dan wanneer ik een e-mail stuur?
- Brengt deze vergadering mij iets wat ik wel nodig heb, maar wat een e-mail mij niet kan brengen? (Zoals live met elkaar sparren).
Is het antwoord op bovenstaande vragen ‘nee’, dan kan je meeting prima een e-mail zijn. Cancel je vergadering als hij puur informatief is, je geen tijdsdruk hebt en je geen live feedback nodig hebt en zet je punten of vragen op de mail. Zo bespaar je zowel jezelf als je collega’s veel kostbare tijd. Gebruik die tijd voor het afronden van de laatste klusjes en stuur jouw bedrijf super efficiënt en knallend het nieuwe jaar in!
Digitale ambachtskills
Wil je weten hoe je medewerkers leert om tijd te besparen én om productiever te werken? Ontdek hoe Martijn Aslander’s digitale ambachtskills je medewerkers mentale rust bieden.