Jij hebt hem vast ook ooit gekregen: die e-mail van je collega waar onderaan een knipogend gezichtje staat. Of misschien was je zelf degene die de uitnodiging voor het bedrijfsuitje had opgeleukt met proostende bierpullen en een feesttoeter. Onze apps, tweets en chats staan vol met zulke smiley’s. Of dit op de werkplek ook zo’n goed idee is? Daar verschillen de meningen over.
Waarom geen emoji’s?
Uit onderzoek van de Israëlische Ben-Gurion universiteit en de Universiteit van Amsterdam komt het gebruik van emoji’s in een werkmail onprofessioneel over. De deelnemers aan het onderzoek werden gevraagd om mails te beoordelen met en zonder emoji’s. Wat bleek? De e-mails met emoji’s brachten geen warmte en sympathie over, maar de maker ervan werd juist als incompetent beoordeeld. De deelnemers werd ook gevraagd om te reageren op de e-mails. Ze beantwoorden de mailtjes zonder emoji’s nauwkeuriger en gedetailleerder. Een smiley geeft dus niet hetzelfde gevoel als een echte smile. Dat is dus duidelijk: geen emoji’s in werkmails.
Waarom wel emoji’s?
Of toch wel? In een ander, iets ouder Scandinavisch onderzoek zijn zo’n 1.600 werkmails van drie Scandinavische bedrijven geanalyseerd. Emoji’s in e-mails geven richting aan een boodschap, is de conclusie. Als een e-mail wordt afgesloten met een smiley geeft dit een extra positieve lading. Ook worden grapjes en ironie beter begrepen. Tot slot is de belangrijkste functie van emoji’s volgens het onderzoek dat ze een boze of sturende boodschap kunnen verzachten. Een correctie, afwijzing of klacht komt dus minder hard aan dankzij een emoji. Wel die emoji’s toevoegen aan je mail, zou je dan dus zeggen.
Emoji’s in werkmail: 😊 of ☹️?
De vraag of je wel of geen emoji’s in zakelijke e-mails kan zetten is niet eenduidig te beantwoorden. Wat is nu wijsheid? Als we op emoji-expert Lilian Stolk afgaan, is het afhankelijk van de situatie. Ook de relatie die je hebt met de ontvanger van de mail speelt een rol. Volgens Stolk zijn emoji’s een vervanging van de non-verbale taal die je normaliter tijdens een face-to-face gesprek zou gebruiken. Denk aan bepaalde handgebaren, een gezichtsuitdrukking of klemtoon. Gebruik je een emoji in een zakelijke e-mail dan wordt deze gelijk wat informeler. Dat is prima bij collega’s die je goed kent, maar doe je niet bij een eerste zakelijk contact. Reageren op een sollicitatie met een duimpje is geen goed idee. En bij je baas? Dat hangt niet alleen van jullie verstandhouding af, maar ook van zijn of haar leeftijd. Hoe jonger, hoe beter je baas het waarschijnlijk kan waarderen.
E-mail etiquette
Of je die knipoog kan gebruiken in een zakelijke e-mail moet je dus aanvoelen. Als je echt op safe wil spelen kan je het beter gewoon niet doen. Lees meer over e-mail etiquette om miscommunicatie te voorkomen in ons Founders artikel over dit onderwerp.