Productiviteit

Fully remote werken: hoe werkt dat bij Typeqast?

Goed personeel vinden is moeilijk op het moment. Maar door nieuwe werknemers de vrijheid te geven om waar ook ter wereld te kunnen werken, vergroot je de kansen op geschikt personeel enorm. Bij software developer Typeqast werkt iedereen ‘fully remote’. Thuis, of op kantoor in Kroatië, Servië, Bosnië en Roemenië. Hoe ze dat doen? We vroegen het aan CEO Sonja Meijerink.

Clock 5 min

Toen Sonja Meijerink vijf jaar geleden aantrad als CEO van Typeqast had het bedrijf maar twintig mensen in dienst, in Kroatië. In korte tijd bouwde het bedrijf uit naar vierhonderd medewerkers verspreid over vier landen, die voornamelijk Nederlandse klanten voorzien in hun IT-vraag. Je zou verwachten dat de lockdowns van afgelopen jaren de groei van dit bedrijf negatief zou beïnvloeden. Maar er gebeurde iets opmerkelijks. Sonja: ‘Toen we tijdens de coronapandemie noodgedwongen honderd procent thuis moesten gaan werken, zagen we de productiviteit van onze medewerkers omhoog gaan. Dat heeft ervoor gezorgd dat we onze mensen nu vrij laten. We vinden het leuk als ze naar kantoor komen, maar zullen ze niet dwingen.’ Een vorm van hybride werken dus, waarbij de werknemer volledig zelf bepaalt waar hij/zij werkt.

E-book Hybride Werken

E-Book Hybride werken-cover-lp-1

In dit e-book ontdek je verschillende oplossingen en mogelijkheden voor hybride werken en hoe je die toepast in jouw bedrijf.

DOWNLOAD GRATIS
Het verhaal van Typeqast

Naast het verzorgen van diverse IT-vraagstukken voor een verscheidenheid aan voornamelijk Nederlandse bedrijven, ontwikkelt Typeqast ook veel eigen digitale projecten. Zo ontwikkelden ze onder andere Facilitee, superhandige software voor het beheer van vastgoed.  Woningbouwverenigingen of privépersonen die meerdere panden beheren, kunnen hun woningen managen via de Facilitee-app. Daarnaast ontwikkelde Typeqast, in samenwerking met een Belgische investeerder, Blyott: track-and-trace software voor ziekenhuisapparatuur. Dankzij kleine bluetooth tags die zijn gekoppeld aan de software van Typeqast, kan het verplegend personeel dankzij de app altijd zien waar in het ziekenhuis bepaalde spullen zijn.

Sonja, hoe verliep de overgang van werken op kantoor naar fully remote bij Typeqast?

‘Twee jaar geleden dacht ik nog heel ouderwets. Ik wilde iedereen op kantoor hebben, iedere dag. Corona zette een streep door die werkwijze. Door de pandemie moesten we noodgedwongen fully remote gaan werken. Ik vond dat spannend, maar het ging eigenlijk al snel heel goed. We hebben ervoor gezorgd dat iedereen een goede thuiswerkplek kon inrichten met goed werkend internet, een goede webcam en de juiste spullen. Onze medewerkers mochten bijvoorbeeld een bureaustoel en beeldschermen van kantoor mee naar huis nemen als ze die niet hadden. Daarnaast zorgden we ervoor dat we de productiviteit van onze medewerkers goed konden meten. Wat bleek? Bij de meeste mensen ging hun productiviteit omhoog. Toen de pandemie voorbij was, rees de vraag ‘wat nu?’. Onze ervaren medewerkers laten we vrij, zij mogen honderd procent thuiswerken als ze dat willen. Onze junioren vragen we om minimaal twee dagen per week naar kantoor te komen. Voor velen is dit hun eerste baan. We merken dat ze daarom meer uitleg en meer interactie nodig hebben dan meer ervaren collega’s. Zelf reis ik zo’n twee keer per maand naar onze kantoren.’

Founders-Fully remote werken_ Typeqast-sonja-meijerink-web
Typeqast CEO Sonja Meijerink in haar thuiswerkplek.

Productiviteit monitoren op afstand, hoe werkt dat?

‘Wij werken agile, via de SCRUM-methode, in sprints van twee weken. Aan het begin van zo’n sprint stel je met elkaar bepaalde doelen op. Welke brokjes werk pakken we deze sprint op, en hoeveel tijd hebben we nodig voor ieder brokje? Zo werken we dus met hele meetbare resultaten. In coronatijd zagen we dat mensen vaak meer werk verrichtten dan ze van tevoren hadden gedacht. Ik denk dat daar twee belangrijke redenen voor zijn. Aan de ene kant heb je thuis minder afleiding dan op kantoor. Aan de andere kant denk ik dat onze mensen heel graag wilden bewijzen dat thuiswerken heel goed kan. Vóór de pandemie was ik heel streng. Iemand mocht maximaal twee dagen per maand thuiswerken, maar alleen met toestemming van ons en van de klant. Er werd dus maar weinig thuis gewerkt, ondanks dat de wens er wel was. De keerzijde van thuiswerken, die ik zelf ook heb ervaren, is dat het werk altijd doorgaat. Zeker het eerst hafljaar zat ik niet acht, maar vaak wel tien uur aan de keukentafel achter mijn laptop. Inmiddels hebben we daar een balans in gevonden en gaat het hartstikke goed. Fully remote werken heeft ervoor gezorgd dat onze vijver voor recruitment veel groter is geworden. Waar we voorheen alleen mensen aannamen die dicht bij onze kantoren woonden, heb ik nu mensen in dienst die er soms wel honderdvijftig kilometer vandaan wonen. Wat ik echt heel belangrijk vind, is dat onze cultuur niet verwaterd. We zijn heel uitgesproken over hoe we willen zijn en nemen dan ook alleen mensen aan die goed bij ons passen.’

Hoe doen jullie dat, de bedrijfscultuur monitoren op afstand?

‘We hebben onze eigen recruiters en hr-medewerkers in dienst die het Typeqast-verhaal en onze cultuur heel goed kennen. Zij vertellen ons verhaal in de recruitmentchannels en zorgen ervoor dat mensen een goede onboarding krijgen nadat ze zijn aangenomen. Onze selectie is streng. Slechts vijf procent van de mensen die een recruitmenttraject ingaan wordt aangenomen. We willen niet groeien om het groeien en kiezen echt alleen mensen uit die goed bij ons en onze bedrijfscultuur passen. De eerste paar dagen komt een nieuwe collega altijd naar kantoor. Zo borgen we dat hij of zij onze onboardingkit goed snapt en de normen en waarden van ons bedrijf leert kennen. Verder doen we veel aan teambuilding. Ik geloof dat je elkaar minstens één keer per kwartaal moet zien. Om samen te werken en samen te brainstormen, maar ook om samen een biertje te drinken en een pizza te eten. Alleen dan blijf je als team met elkaar verbonden. Wat ik grappig vind zijn de verschillen per land. In Servië gaat vrijwel iedereen weer naar kantoor. Dat komt deels omdat we daar een heel mooi nieuw kantoor hebben met een gave koffiebar en een biljarttafel. Maar ook zeker omdat Serven graag samen lunchen. Samen eten zit echt in hun cultuur. In Kroatië werken mensen meer remote, maar zoeken ze elkaar juist ‘s avonds op. Bijvoorbeeld om samen te sporten. Ze werken dus niet veel samen op kantoor, maar brengen wel veel tijd met hun collega’s door.’

Denk je dat fully remote werken in alle branches kan?

‘Ik zie dat het zeker in de IT geen enkel probleem is. Daar waar het wat meer creatief is en waar je echt samen moet brainstormen zou ik het niet aanraden. Wij hebben klanten die echt aan de voorkant van het IT-proces zitten en die daarom hele innovatieve concepten moeten ontwerpen. Die collega’s zitten veel meer samen op kantoor dan de onze en dat is denk ik goed. Eigenlijk gaat het altijd om de juiste balans. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om bij de start van een project samen een week op kantoor te werken. Vervolgens werkt iedereen weer een paar weken thuis, en daarna weer een week samen op kantoor. Dat gaat heel goed. Ik vind het spannend om te zien dat grote bedrijven mensen dwingen om weer naar kantoor te komen. Dat is echt niet meer van deze tijd. De coronapandemie heeft ons laten zien dat remote werken heel goed kan. En ik denk dat de nieuwe generatie werknemers ook niet meer anders accepteert.’

Heb je tips voor startende ondernemers, of ondernemers die willen overschakelen naar fully remote werken?

Zorg dat je medewerkers een goede thuiswerkplek kunnen inrichten met de juiste voorzieningen en apparatuur. Heb vertrouwen in je medewerkers en zorg ervoor dat je elkaar regelmatig ziet. Natuurlijk is het goed om de productiviteit van je medewerkers te meten, maar geef mensen ook het vertrouwen dat ze doen wat ze beloven. De tijden dat we dachten dat mensen die thuiswerken stiekem op hun kinderen passen, zijn echt al lang voorbij. Heb je toch het vermoeden dat iemand de kantjes er vanaf loopt? Ga dan het gesprek aan en geef hem of haar de kans om zich te verbeteren. Gebeurt dat niet? Dan moet je afscheid nemen van elkaar, net als in een niet-remote situatie.’

E-Book Hybride werken-cover-lp-1

E-book Hybride Werken

In dit e-book ontdek je verschillende oplossingen en mogelijkheden voor hybride werken en hoe je die toepast in jouw bedrijf.

DOWNLOAD GRATIS
Beeld: Shutterstock