Het is maart 2004 wanneer de eerste berichten over een nieuwe email service van Google op het internet verschijnen. Aanvankelijk werd gedacht dat dit een 1 april grap zou zijn. Niet alleen vanwege de datum waarop de dienst gelanceerd zou worden (1 april), maar vooral ook vanwege de belachelijk grote opslagruimte die je erbij cadeau zou krijgen: maar liefst 1 GB! Dat klinkt anno 2022 niet heel veel. Maar in die tijd kreeg je bij een gratis emailaccount bij een van de andere providers slechts enkele MB’s tot je beschikking.
Gmail features
Met zo’n aanbod kon de lancering van Gmail natuurlijk niet mislukken. En dat deed het ook niet. Sinds de lancering in 2004, zijn miljoenen mensen over de hele wereld Gmail gaan gebruiken. De eerste paar jaren werden steeds meer extra GB’s aan je gratis account toegevoegd, wat Gmail steeds aantrekkelijker maakte. Maar naast die gigantisch grote opslagruimte, ontwikkelde Google ook hele fijne features om je emailervaring steeds beter te maken. Tot op de dag van vandaag verschijnen er in Gmail nieuwe tools om slimmer met je email om te gaan. In dit artikel bespreken we een aantal van deze features, zodat je nog productiever de dag door kunt!
Tip 1: foutloze emails schrijven
In onze haast willen er nog weleens wat typfoutjes in onze emails sluipen. Gelukkig kent Gmail diverse opties om dit te voorkomen. Zo kun je in de instellingen aangeven of Gmail je mag helpen met het detecteren van grammatica- en spellingsfouten. Ook kun je binnen Gmail autocorrect aanzetten waarmee je Gmail toestemming geeft om tijdens het typen typo’s te corrigeren. Daarnaast biedt Gmail met de Smart Compose feature de mogelijkheid om tijdens het typen al suggesties te geven. En door de Smart Compose personalization aan te zetten, leert Gmail ook wat jouw schrijfstijl is en zal het suggesties gaan aanbieden op basis van de manier waarop jij je emails schrijft.
- Settings –> general –> grammar
- Settings –> general —> spelling
- Settings –> general –> autocorrect
- Settings –> general –> smart compose
- Settings –> general –> smart compose personalization
Tip 2: emails vanaf een ander emailaccount versturen
Heb je een eigen bedrijf? En heb je daar een bijbehorend emailadres voor? Dan kun je Gmail gebruiken om met dat emailadres emails te versturen. Normaal gesproken verstuurd Gmail je emails vanaf je standaard gmail adres, dus bijvoorbeeld janjansen@gmail.com. Maar wil je binnen Gmail emails versturen waarbij janjansen@mijnbedrijf.com de afzender is, dan kan dat.
Stap 1: Voeg een adres toe waarvan jij de eigenaar bent
- Open Gmail op je computer.
- Klik rechtsboven op “Instellingen” –> “Instellingen” en vervolgens op “Alle instellingen bekijken”.
- Klik op het tabblad “Accounts” en “import of Accounts”.
- Klik in het gedeelte “E-mail verzenden als” op “Nog een e-mailadres toevoegen”.
- Vul je naam en het adres in waarvandaan je wilt verzenden.
- Klik op Volgende stap en vervolgens op Verificatie verzenden.
- Voer voor school- of werkaccounts de SMTP-server in (bijvoorbeeld smtp.gmail.com of smtp.yourschool.edu) en de gebruikersnaam en het wachtwoord voor dat account.
- Klik op Account toevoegen.
Stap 2: Bevestig het adres
- Log in op het account dat je hebt toegevoegd.
- Open het bevestigingsbericht dat je van Gmail hebt gekregen.
- Klik de link.
Stap 3: Wijzig het “Van”-adres
- Klik in het bericht op de regel “Van”. (Als je dit niet ziet, klikt u op de ruimte naast de e-mail van de ontvanger.)
- Selecteer het adres om vanaf te verzenden.
Tip 3: Gebruik Gmail offline
Momenteel vliegen we niet zoveel meer. En dankzij de pandemie zijn we ook steeds meer gewend geraakt aan video meetings en hybride werken. Maar mocht je straks voor je zaak weer in een vliegtuig stappen, dan is het afhandelen van je mail geen enkel probleem. Gmail kun je namelijk ook offline gebruiken. Dit houdt in dat je al je mails kunt lezen, erop kunt reageren en ook de zoekfunctie kunt gebruiken om oude mailtjes bovenwater te krijgen op momenten dat je geen verbinding met het internet hebt. Dit is overigens een feature die je alleen kunt gebruiken in Chrome.
Schakel Gmail offline in
Zorg ervoor dat je Chrome op je computer hebt geïnstalleerd.
- Ga naar Gmail offline
- Vink ‘Offline e-mail inschakelen’ aan.
- Kies je instellingen, zoals hoeveel dagen aan berichten je wilt synchroniseren.
- Klik op Wijzigingen opslaan.
Tip 4: emails archiveren en/of dempen
Hou je van een lege inbox? Dan ben je niet de enige. Een lege inbox brengt rust en overzicht, waardoor je productiever je dag doorkomt. Wil je je inbox dus opschonen, zonder je e-mails te verwijderen? Dan kun je ze archiveren en/of dempen. Je gearchiveerde mails worden dan verplaatst naar een label met de naam ‘Alle berichten’. Wanneer je een bericht archiveert komt het bericht terug in je inbox zodra iemand erop reageert.Demp je een bericht? Dan worden alle antwoorden uit je inbox gefilterd. Je kunt het gesprek opzoeken wanneer je maar wilt.
Een e-mail archiveren
- Ga op je computer naar Gmail.
- Wijs naar het bericht.
- Klik aan de rechterkant op Archief à
Berichten dempen of negeren
- Ga op je computer naar Gmail.
- Open of selecteer een gesprek.
- Klik bovenaan op Meer à Meer en vervolgens op Dempen.
Tip 5: sneltoetsen voor Gmail
Gmail kent heel veel sneltoetsen. Handig, want wanneer je die onder de knie hebt, kun je veel tijd besparen. Om van deze sneltoetsen gebruik te kunnen maken, moet je deze functie eerst aanzetten.
Sneltoetsen inschakelen
- Ga op een computer naar Gmail.
- Klik rechtsboven op “Instellingen” –> “Instellingen” en vervolgens op “Alle instellingen bekijken”.
- Klik op Instellingen.
- Scrol omlaag naar het gedeelte “Sneltoetsen”.
- Selecteer Sneltoetsen aan.
- Klik onderaan de pagina op Wijzigingen opslaan.
Nu je deze feature aangezet hebt, kun je van een legio aan sneltoetsen gebruik maken. Hieronder vind je een aantal hele fijne, maar voor een volledig overzicht verwijzen we je door naar Google.
| Actie | Shortcut |
| Nieuw bericht opstellen | c |
| Nieuw bericht in een nieuwe tab opstellen | d |
| Zoek mail | / |
| Zoek chat contacten | g |
| Open het menu “meer acties” | . |
| Open het menu “verplaatsen naar” | v |
| Menu “labelen als” openen | l |
| Hulp voor sneltoetscombinaties openen | ? |
Meer tips & tricks
We hopen dat je met bovenstaande tips meer uit Gmail kunt halen. Naast Gmail hebben we ook tips voor onder andere Microsoft Teams, Outlook en Onedrive/Sharepoint. Deze vind je hieronder.
- 5 SharePoint/OneDrive tips: al je documenten altijd bij de hand
- 5 Microsoft Outlook tips: blijf de baas over je mailbox
- Hybride vergaderen: 5 tips voor een soepele meeting
- 5 Microsoft Teams tips om productiever samen te werken
- Met deze 10 Windows shortcuts bespaar je dagelijks zeeën van tijd