Productiviteit

Hybride vergaderen: 5 tips voor een soepele meeting

Een online teammeeting waaraan sommige collega’s deelnemen vanaf kantoor en sommigen vanaf een andere locatie? De truc is om de mensen die op afstand meedoen er goed bij te betrekken. Met deze tips verlopen alle hybride meetings in jouw bedrijf voortaan vlekkeloos.

Clock 2 min

Hybride werken is hear to stay. Maar hoe zorg je er nu voor dat de meetings die je organiseert voor zowel je collega’s op kantoor als voor degenen die thuis/elders zitten, even goed te volgen is? In dit artikel geven we je enkele tips.

E-book Microsoft Teams voor Admins

CTA Microsoft Teams voor Admins 540x382

Meer weten over alle mogelijkheden die Teams jou als admin biedt? Download dan snel dit E-book!

DOWNLOAD GRATIS
1. Zorg voor goed geluid

Misschien een open deur, maar audio is alles. Zorg dat de vergaderruimtes op kantoor zijn uitgerust met voldoende microfoons van hoge kwaliteit. Zodat de collega’s op afstand alles goed kunnen horen, zonder geruis en gekraak. Als meerdere microfoons geen optie zijn, kijk dan of je vergaderruimtes bijvoorbeeld kunt voorzien van een handmicrofoon.

2. Zorg dat iedereen alles goed kan zien

Wie niet op kantoor is, moet goed kunnen zien wie er aan het woord is én wat er gebeurt in de ruimte. Een beetje online vergadertool laat mensen bestanden delen via het scherm. Brainstormen mensen in jouw bedrijf soms liever met een ‘echt’ whiteboard en Post-its? Met een webcam die de beweging van de spreker volgt, creëer je de ultieme hybride ervaring.

3. Geef collega’s op afstand de ruimte die ze verdienen

Zijn de mensen die op afstand deelnemen slechts te zien op een laptopscherm in de vergaderruimte? Dan voelt dat niet gelijkwaardig. Dat los je op door twee extra grote monitoren aan weerszijden van het hoofdscherm te plaatsen – liefst op ooghoogte – die de gezichten tonen van de collega’s op afstand.

4. Zorg dat iedereen de meeting en het materiaal kan terugkijken

Kies voor een solide vergadertool die notities en taken automatisch deelt binnen de context van de meeting. Samen met de opname, de transcriptie en de gedeelde inhoud. En, heel belangrijk: zorg dat alles veilig op een centrale plek opgeslagen kan worden, zodat iedereen die niet live aanwezig kon zijn alles later kan terugkijken.

5. Maak slim gebruik van de juiste tools

Hybride samenwerken is niet meer weg te denken. Dat snappen softwarebedrijven ook. Onderzoek welke software past bij jouw bedrijf. Tip: kijk of je de tools die je al hebt, optimaal gebruikt. Draait jouw organisatie bijvoorbeeld op Microsoft? Met Microsoft Teams Rooms, Phone en Meetings heeft jouw organisatie dé tools in huis om soepel te vergaderen. Of mensen nu op kantoor werken of aan de andere kant van de wereld.

Haal als admin het maximale uit Microsoft Teams 

Microsoft Teams heeft zich bewezen als de ultieme samenwerkingstool doordat er zoveel bekende Microsoft-producten in samenkomen. Gebruikt jouw bedrijf Teams al optimaal? In ons E-book Microsoft Teams voor admins nemen we je mee in de mogelijkheden van Teams en hoe jij daar als admin zoveel mogelijk uit kunt halen voor je organisatie. We wensen je veel inspiratie!

Vergaderen met Google Meet

Als gevolg van de pandemie steeg de populariteit van Google Meet in 2020 exponentieel. Ook Meet is namelijk software om mee te videobellen. De dienst is gratis en je hoeft er geen speciaal programma voor te downloaden. Je opent Google Meet eenvoudig via je webbrowser. Wil je Meet gebruiken op je smartphone of tablet? Lees dan onze Google Meet tips in dit artikel.

Zoom meetings om op afstand te vergaderen

Zoom is rijk aan functies die het mogelijk maken om soepel online te vergaderen en videobellen. Ideaal in tijden van hybride werken. De tool staat bekend om zijn eenvoud, maar heeft veel geavanceerde functies. Zoom kende een stroeve start met tal van beveiligingsproblemen. Toen zij uiteindelijk ondersteuning voor end-to-end-encryptie kregen en tweestapsauthenticatie toevoegden, groeiden ze in korte tijd uit tot een van de meest toegankelijke videoconferencingplatforms. In dit artikel lees je onze favoriete Zoom trucs.

CTA Microsoft Teams voor Admins 540x382

E-book Microsoft Teams voor Admins

Meer weten over alle mogelijkheden die Teams jou als admin biedt? Download dan snel dit E-book!

DOWNLOAD GRATIS
Beeld: Shutterstock