Productiviteit

Hybride werken: wat is het en wat kun je ermee?

Hybride werken is here to stay. Deze ontwikkeling, waarbij ondernemers en werknemers flexibeler omgaan met werken op het thuiskantoor of het fysieke kantoor, neemt steeds serieuzere vormen aan. De omslag naar een hybride werkcultuur is begonnen! En organisaties proberen zich zo goed mogelijk voor te bereiden op de (gedeeltelijke) terugkeer van hun medewerkers. In dit artikel lees je wat hybride werken precies is, hoe hybride werken werkt voor het mkb en zzp’ers, en meer!

Clock 7 min

Wat is hybride werken?

Hybride werken staat voor flexibiliteit in plaatonafhankelijk werken. Het is een combinatie van werken op je thuiskantoor en werken op het fysieke kantoor van de werkgever. De hybride werken trend stamt af van een heel andere vorm van werken: Het Nieuwe Werken (HNW), dat in 2005 werd geïntroduceerd. Deze nieuwe beweging was vooral gericht op de interne organisatie, gefocust op het verhogen van interne productiviteit, het aantrekken van talent en kostenbesparing van de fysieke kantoorruimte. Later, rond 2017, ging het vooral om slimmer en organisatie-onafhankelijk samenwerken in multidisciplinaire teams van zowel interne als externe stakeholders. En nu is daar de nieuwe hybride realiteit.
De coronacrisis leerde ons dat we prima in staat zijn om op afstand te werken. Ook heeft het ons bewust gemaakt dat sociale interactie en fysieke aanwezigheid belangrijk is in ons werk.

Hybride werken tips

Een groot deel van werkend Nederland is het thuiswerken meer dan zat. En voor velen is het juist een geschenk uit de hemel. Hoe creëer je, wanneer het thuiswerkadvies wordt opgeheven, een werkplek die voor al je medewerkers comfortabel is? Saskia Bekkers, HR-directeur van T-Mobile Nederland, maakte een plan, en ontwikkelde 5 hybride werken tips voor andere organisaties:

  1. Betrek je personeel: Zorg dat je de wensen van je medewerkers in kaart brengt via een survey. Meet deze frequent, zodat je trends over tijd kan zien.
  2. Bepaal een visie: Bepaal je visie als bedrijf en deel deze geregeld via verschillende communicatiekanalen die je hebt (Towncalls, intranet artikelen)
  3. Stel een divers projectteam samen: Richt een projectteam op dat met dit onderwerp actief aan de slag gaat. En laat medewerkers vanuit allerlei afdelingen onderdeel hiervan uitmaken. Voor elkaar, met elkaar.
  4. Ga met pilotteams testen: Oefen het hybride werken met een aantal pilotteams. Zij kunnen, voordat iedereen weer naar kantoor kan, alvast experimenteren en ervan leren.
  5. Ontwikkel teamworkshops: Ontwerp en organiseer teamworkshops, zodat teams met elkaar kunnen bepalen hoe zij graag straks hybride gaan samenwerken. There is no one size fits all.

Hybride vergaderen

Founders_hybride_werken_web1

Soepel vergaderen, hoe doe je dat in een hybride organisatie? Het is een goede oplossing voor collega’s die gedeeltelijk thuis en op kantoor werken, maar dan moeten de faciliteiten wel  optimaal zijn. Houd met deze 5 aspecten rekening:

  1. Zorg voor goed geluid: Audio is alles. Het is fijn als de vergaderruimtes uitgerust zijn met goede geluidsapparatuur zoals speakers.
  2. Zorg dat iedereen alles goed kan zien: Werken collega’s vanuit huis? Een goede online vergadertool is een must. Bestanden en presentaties delen via een scherm gaat een stuk makkelijker. En een goede webcam die bewegingen volgt, zorgt voor de ultieme hybride ervaring.
  3. Geef collega’s op afstand de ruimte die ze verdienen: Iedereen wil goed zichtbaar zijn in een vergadering. Ook collega’s die op afstand meevergaderen. Zorg dat er genoeg monitoren aanwezig zijn, liefst op ooghoogte.
  4. Zorg dat iedereen de meeting en het materiaal kan terugkijken: Kies voor een vergadertool die notities, de opname en gedeelde inhoud gemakkelijk deelt na een meeting. En belangrijk: zorg dat alles op een centrale plek veilig opgeslagen wordt.
  5. Maak slim gebruik van de juiste tools: Onderzoek welke software bij jouw organisatie past. En, of de tools die je al hebt optimaal gebruikt. Binnen Microsoft zijn Teams Rooms, Phone en Meetings ideaal om mee te vergaderen.

Wil je meer over dit onderwerp weten? Lees dan ons artikel over hybride vergaderen waarin we dieper op de bovenstaande tips in gaan.

Hybride werken beleid

Het coronatijdperk is een katalysator geweest voor vernieuwingen op de werkvloer. De ervaringen van de laatste twee jaar op het gebied van hybride werken, leiden tot interessante inzichten. Bedrijven moeten niet focussen op wáár hun mensen het beste werken, maar hoé. Een van die methodes is het vergroten van de digitale fitheid. Het is tijd om oude aannames los te laten en te experimenteren met nieuwe vormen. IT speelt hierin een sleutelrol. Wat als je je medewerkers meer vrijheid geeft om tijd- en locatieonafhankelijk te werken? Hoeveel dagen op afstand werken is wenselijk? En als iedereen zelf bepaalt waar-ie werkt, ontmoeten we elkaar dan nog wel? Laat medewerkers vooral zelf ontdekken hoe ze hun werk beter kunnen doen. Die digitale fitheid bereik je door het bewustzijn te vergroten  in houding en gedrag. Ook digitale vaardigheden bijspijkeren en digitaal de bezem door de systemen halen, dragen daaraan bij. De mogelijkheid tot persoonlijke groei en kennismanagement behoort ook tot het vergroten van de digitale fitheid. Kortom: het definieren van een helder hybride werken beleid is erg belangrijk.

Hybride werkplek

En hoe ziet dan de hybride werkplek eruit? Ondanks dat fysiek samenzijn altijd een onmisbaar onderdeel van werk zal blijven, zullen we creatiever worden in hoe en waar we werken, geholpen door nieuwe technologieën. Uit onderzoek blijkt dat medewerkers 2 tot 3 dagen per week naar kantoor willen komen. De werkplek wordt een plek waar we elkaar ontmoeten. Maar dat niet alleen: het wordt een ecosysteem om flexibiliteit, functionaliteit en het welzijn van werknemers te ondersteunen. Deze nieuwe manier van werken bespaart kosten en levert productievere medewerkers op. Door flexibele roosters en gedeelde ruimtes worden de kantoren van de toekomst flink verkleind.

Een voorbeeld van een hybride werkcultuur is het hub-and-spoke kantoormodel. De primaire hub fungeert als een soort clubhuis, het culturele hart, dat voor alle medewerkers goed bereikbaar is. Het creëren van dit soort ‘derde werkplekken’ is een vorm van decentralisatie. Het geeft bedrijven de mogelijkheid om mensen aan te nemen met een breder scala aan achtergronden en ervaringen, doordat toekomstige werknemers op veel verschillende plekken gevestigd zitten.

Work-life balance

Een goede balans tussen werk en privé heeft positieve effecten: je hebt minder stress, een lager risico op burn-out en je hebt een groter gevoel van welzijn. Een goede work-life-balance houdt dus in dat je werk hebt dat goed samengaat met je privéleven en goed aansluit op je vrije tijd. Met deze 7 tips creëer je die goede balans:

  1. Accepteer dat er geen ‘perfecte’ balans tussen werk en privé bestaat
  2. Doe werk dat je leuk vindt
  3. Zet je gezondheid op nummer 1
  4. Wees niet bang om ‘offline’ te gaan
  5. Stel grenzen en werktijden in
  6. Stel prioriteiten (en houd je daaraan vast)
  7. Zorg dat je een zakelijk telefoonabonnement hebt

Tot slot: bepaal de levensstijl die bij je past. Een goede balans tussen werk en privé ziet er voor iedereen anders uit, omdat iedereen verschillende verplichtingen heeft in het leven. In de huidige always-on wereld is balans een persoonlijk iets. Alleen jij kunt de levensstijl bepalen die het beste bij jou past.

Hybride werken als zzp’er

Als zelfstandig ondernemer heb je al het privilege om tijd- en plaatsonafhankelijk te werken. De voordelen van hybride werken ken je als geen ander. Om echt die hybride-ervaring te ervaren, kun je kiezen voor een co-workingplek waar meerdere zzp’ers (samen) werken. Wil je niet verbonden zijn aan een vaste werkplek? Dan is het belangrijk dat je een veilige verbinding hebt. Je opdrachtgever kan ervoor zorgen dat je via IP-VPN verbinding maakt. Zo heb je veilig, snel en makkelijk remote access tot alle beschikbare toepassingen en gegevens binnen het bedrijfsnetwerk. Kan je opdrachtgever geen beveiligd wifi-netwerk aanbieden? Dan kun je met je smartphone eigen wifi-hotspot opzetten.

Hybride werken in het mkb

De beweegredenen van mkb’ers om te kiezen voor hybride werken, lopen flink uiteen. Bedrijven hebben vooral behoefte aan goede voorbeelden, blijkt uit onderzoek dat werd uitgevoerd onder leden van MKB-Nederland, VNO-NCW, AWVN en LTO Nederland. Tweederde van de bedrijven heeft al afspraken gemaakt over het hybride werken. Ongeveer 28 procent van de ondervraagde ondernemers geeft aan dat remote werken geen optie is door het type werkzaamheden. Binnen het mkb is dat zelfs 30 procent.  Bij bedrijven waar hybride wel mogelijk is, verwacht bijna 66 procent dat dit onderdeel blijft van de werkcultuur. Het merendeel van de ondernemers gaat het structureel stimuleren.

Hybride werken faciliteren als IT’er

De drijvende kracht achter een goede hybride werkomgeving is de IT-afdeling. IT’ers hebben dan ook een sleutelrol in de vormgeving van de nieuwe hybride werkelijkheid. Want medewerkers hebben praktische oplossingen nodig om soepel samen te werken, waar ze zich ook bevinden. De druk om dit goed te faciliteren ligt hoog. Hoe creëer je een werkplek die voor iedere werknemer comfortabel is? Hybride werken en IT: de komende tijd zal de IT-manager voor veel nieuwe uitdagingen om veilige langetermijnoplossingen te implementeren komen te staan.

Het is niet gek dat burn-outs onder IT’ers toeneemt. Door gebrek aan balans tussen eisen die het werk stelt, en beschikbare middelen en persoonlijke reserves, vinden zij het moeilijk om alle ballen hoog te houden. Een gevoel van controle is essentieel om overbelasting in een hybride werkcultuur te voorkomen. Een goede sparringpartner vinden kan de oplossing zijn, zoals de HR-afdeling. Samen een compleet hybride-werken-pakket samenstellen met de juiste tools en hybride werkmodellen zorg je er samen voor dat de complete organisatie thuis en op kantoor goed met elkaar samenwerkt.

Conclusie: wat kan hybride werken voor jouw bedrijf betekenen?

Na bijna twee jaar maken we de balans op; wat heeft thuiswerken de organisatie gebracht en hoe gaan we de terugkeer naar kantoor zo goed mogelijk ondersteunen? Inzicht in de voorkeuren en behoeftes van medewerkers is belangrijk. Maar de IT-afdeling ontzorgen op het gebied van tijd en kosten is minstens zo belangrijk. De productiviteit is aanzienlijk gestegen, onder meer doordat er thuis minder afleiding is dan in de traditionele kantooromgeving. Met de juiste tools is hybride vergaderen voor iedereen, thuis en op kantoor, aantrekkelijk. De zzp’er had ineens medestanders in het op afstand werken en zelfs het mkb heeft de voordelen van remote werken omarmd.

Duidelijke kaders en de juiste technologie om hybride werken mogelijk te maken, draagt bij aan het welzijn van medewerkers, vermindert stress en vergroot het vertrouwen in de IT-afdeling. Het succes van hybride werken is voor een groot deel afhankelijk van de leiderschapsstijl in de organisatie. De IT-afdeling heeft een belangrijke rol in het faciliteren van deze digitale overgang. Werken met nieuwe systemen die hybride werken mogelijk maakt, zorgt voor een grotere adoptie onder medewerkers.

Beeld: Shutterstock