Microsoft Outlook kennen we allemaal wel als één van de bekendste en meest gebruikte e-mailapplicaties wereldwijd. En in de praktijk wil je vaak vanuit je mailbox gelijk een afspraak inplannen. Of het nu een vergadering, telefonische afspraak of Teams-meeting is: alles overzichtelijk bij elkaar is wel zo prettig. Outlook Agenda is de place to be. “Wij gebruiken de Outlook agenda voor het plannen van al onze trainingen,” vertelt Wilma Nedermeijer. “We geven onze trainingen via Teams en onze officemanagers plannen ze in overleg met de opdrachtgever via de Outlook agenda.” Gebruik je Microsoft Outlook als e-mailprogramma, dan gebruik je Outlook Agenda waarschijnlijk ook al. Maar haal je er wel alles uit wat erin zit? Wilma deelt handige tips met je, die je misschien nog niet kende.
Met Microsoft Teams telefonie kunnen medewerkers werken waar en wanneer ze willen. Ontdek hoe.Bel met je vaste of mobiele zakelijke nummer vanuit Teams
Soms wil je een vergaderverzoek maken waarbij het niet wenselijk is dat genodigden elkaars e-mailadres zien. Denk aan een bewonersbijeenkomst van de gemeente of een buurtborrel. Bij e-mail had je al de BCC-functie, en tegenwoordig bestaat deze optie ook voor je agenda. Waar? Maak via de web app een nieuw vergaderverzoek, klik bovenaan op ‘Opties voor antwoorden’ en kies dan ‘Lijst met genodigden verbergen’.
2. Weeknummers weergeven
Je kent het wel: je wilt een afspraak maken die wat verder in de toekomst ligt en een collega vraagt of je in week 25 beschikbaar bent. Welke datum is dat ook alweer? Laat je Outlook Agenda de weeknummers weergeven in de datumnavigator linksboven en in de maandweergave. Handig! In de desktop app voor Windows vind je de instelling bij ‘Bestand’, ‘Opties’, ‘Agenda’, ‘Weeknummers weergeven’. Voor Mac-gebruikers is deze instelling te vinden onder ‘Voorkeuren’.
3. Voeg meerdere agenda’s toe
Voeg de agenda van je collega of manager toe aan jouw Outlook app. Zo zie je in één oogopslag waar nog ruimte is om een afspraak in te plannen. Handig om ook gelijk de beschikbaarheid van je collega’s te zien. En gebruik je naast die van Outlook nog andere agenda’s, zoals Google Calendar voor je privé-afspraken? Synchroniseer deze dan met je Outlook Agenda door een mailaccount toe te voegen. Dit doe je via ‘Instellingen’, ‘Alle Outlook-instellingen weergeven’, ‘Agenda’, ‘Accounts’.
4. Zet ‘donkere modus’ aan
Gedurende de dag kijken we tegenwoordig al veel te veel tegen het felle, blauwe licht van schermen aan. Erg vermoeiend voor je ogen. “We merken dat veel van onze deelnemers het prettig vinden in de donkere modus te werken (dark mode),” vertelt Wilma. Dit kun je instellen op zowel je laptop als op je telefoon.
5. Zet herinneringen uit of juist aan
“Zelf werk ik het liefst zonder piepjes, alarmen en pop-ups,” aldus Wilma. “Ik kies voor zo min mogelijk afleiding, zodat ik me goed kan focussen op mijn werk. Daarom staan al mijn meldingen uit en zet ik ze bewust aan voor die belangrijke afspraak die ik echt niet mag vergeten.”
6. Beantwoord een e-mail met een vergaderverzoek
Stel: je krijgt een e-mail van je collega met de vraag of je morgenochtend om 10 uur tijd hebt voor een Teams-meeting. Je kunt een mail terugsturen met het antwoord dat dat prima is, en in je agenda een vergadering aanmaken. Maar wist je dat je ook een e-mailbericht kunt beantwoorden met een vergaderverzoek? Veel efficiënter. Het mooie is dat de afzender en iedereen die in het aan-veld van de e-mail stond, ook gelijk in het genodigdenveld van het vergaderverzoek staan. Hoe? In de desktop-app: gebruik de knop ‘Antwoord met vergadering’ of ‘Vergadering’ vanuit het lint in je Postvak IN, of vanuit het leesvoorbeeld (klik op de drie puntjes). In de web-app klik je vanuit het e-mailbericht op het kalender-icoon om een e-mail direct te beantwoorden met een vergaderverzoek. Ook handig: in de desktop app kun je de e-mail ook naar het agenda-icoon slepen om er een afspraak voor aan te maken in je agenda.
Bonustip: Je agenda is geen takenlijst
Je bent misschien snel geneigd om je Outlook Agenda te gebruiken om to-do’s in te noteren: dan kan je het tenminste niet vergeten. Toch raadt Wilma dit af: “Onthoud: je agenda is geen takenlijst.” Zou je wel je acties in je agenda zetten, dan geeft je beschikbaarheid in Teams en Outlook een verkeerd beeld. Anderen zien dat je heel vaak ‘bezet’ bent, terwijl je eigenlijk beschikbaar bent voor chats of afspraken. “Waarom zou je je agenda voor actiepunten gebruiken, als Microsoft daar een veel mooiere en betere oplossing voor biedt?”, aldus Wilma. “Microsoft 365 biedt verschillende manieren om je taken bij te houden: Outlook Taken, OneNote en Planner bijvoorbeeld. In Microsoft To Do komt alles samen, ál je taken op één plek. Zowel zichtbaar op je telefoon als op je laptop. Al je acties vanuit verschillende kanalen op één plek beschikbaar, wel zo overzichtelijk.” Lees ons artikel over nog meer handige werk apps.
Last but not least: zet ‘m ook eens uit
Met al deze tips kun jij nóg efficiënter aan de slag met je Outlook Agenda. En ben je altijd op tijd voor je afspraken. Maar soms is het net zo belangrijk om de tijd juist even helemaal te vergeten. “Ik gebruik de Outlook mobiele app op mijn Android telefoon om onderweg e-mails en agenda te checken,” zegt Wilma. “In mijn vakantie en op vrije dagen zet ik de meldingen uit, mijn collega’s pakken mijn e-mails dan op. Heel relaxed kan ik je zeggen.” Na je vakantie weer fris van start? Lees dan eerst even onze tips voor je eerste werkdag.
Bel met je vaste of mobiele zakelijke nummer vanuit Teams
Met Microsoft Teams telefonie kunnen medewerkers werken waar en wanneer ze willen. Ontdek hoe.