Productiviteit

5 Microsoft Outlook tips: blijf de baas over je mailbox

Microsoft Teams, Word, Photoshop: haal jij alles uit je software? In deze rubriek laten we specialisten aan het woord die bekende software programma’s al meerdere keren hebben uitgespeeld. Ze geven je handige tips om meer uit je software te halen. In dit eerste artikel bieden we je 5 handige Microsoft Outlook tips.

Clock 3 min

Een overvolle mailbox die maar steeds voller wordt. Je ziet vaak door de bomen het bos niet meer. En wellicht durf je ‘m soms bijna niet te openen. Zeker niet na het weekend of op je eerste werkdag na vakantie. Hoe houd je de regie over je mailbox? We vroegen Wilma Nedermeijer, Microsoft trainer en slim-werkenspecialist om wat handige Outlook tips.

Outlook tip 1: werk met een Archiefmap (Backspace)

Vergelijk je inbox eens met je deurmat. Daar laat je toch ook je post niet op liggen? Je inbox zou altijd leeg moeten zijn. En het zou ook niet de plek moeten zijn van waaruit je werkt. Een tip is dan ook om mails waar je niets mee hoeft, maar die je wel wilt bewaren, in een Archiefmap te plaatsen. In de Microsoft Outlook app vind je de ‘Archiveren’ knop bovenaan, rechts van het prullenbak-icoontje.

Wel of geen actie ondernemen

Zodra een mail binnenkomt, bepaal je wat je met de mail gaat doen. Is het geen taak voor je: dan bewaar je de mail in de Archiefmap, je verwijdert ‘m of je stuurt ‘m door naar de persoon die er iets mee moet doen. Is het wel een actie voor je en kun je het binnen 2 minuten afhandelen? Doe het dan meteen. Is het een taak die langer duurt dan 2 minuten, dan plan je die voor jezelf in. Dit kun je doen door de Takenlijst (To-do) in Outlook te gebruiken.

Outlook tip 2: uit je hoofd en in je Takenlijst (To-do)

Alles wat je in Microsoft Outlook een vlaggetje geeft, komt op je To-do lijst te staan. Vraagt een collega in de Teams chat je iets te doen en maak je daar een taak van? Dan komt dat ook op je To-do lijst te staan. Zo verzamel je alle taken op één plek. Binnen deze takenlijst kun je ook een prioritering aangeven. Is deze taak voor vandaag of volgende week woensdag? Dit kun je zelf aangeven. In de Outlook app vind je de takenlijst als je op het Klembord met een vinkje klikt. Werk je in de browser, dan klik je op het Vink-icoontje om alle taken te zien te krijgen.

Outlook tip 3: gebruik de zoekfunctie

Microsoft Outlook heeft een zoekfunctie die heel goed werkt, waardoor je eigenlijk geen mappen nodig hebt (OK eentje, de archiefmap!). Die zoekfunctie kun je op dezelfde manier gebruiken zoals je dat met Google doet. Je vindt ‘m helemaal bovenin. Als je op het zoekveld klikt, kun je links aanklikken in welke map je wilt zoeken en vervolgens typ je in het zoekveld wat je zoekt. In de app vind je de zoekbalk ook bovenin. Hier klik je ook op het zoekveld, klik je op het pijltje dan verschijnt er een uitklapvenster. Hierin kun je dan een uitgebreide zoekopdracht geven. Je kunt bijvoorbeeld aangeven van wie de mail afkomstig was, maar je kunt ook op onderwerp of afzender zoeken. En of er een bijlage bij zit.

Outlook tip 4: houd overzicht met ‘Weergeven als gesprek’

Je kunt heel handig mails per onderwerp bundelen. Dit doe je met de optie ‘Weergeven als gesprek’. Wanneer je in de browser werkt is dat al automatisch ingesteld. In de app moet je dit handmatig instellen. Dit doe je door bovenaan op tabblad Beeld te klikken, vervolgens vink je ‘Weergeven als gesprek’ aan.

Outlook tip 5: e-mail beantwoorden met een vergaderverzoek (CTRL ALT R)

Stel je collega mailt je met de vraag: “Heb je morgen tijd om 10.00 uur even te bellen?” Jij antwoordt: “Ja, prima!” en vervolgens stuur je een vergaderverzoek. Dit kan veel sneller. Beantwoord een e-mail niet met een e-mail, maar met een vergaderverzoek. De sneltoets hiervoor is CTRL + Alt + R. Staan er meerdere mensen in het Aan-veld? Geen probleem: deze komen allemaal in het vereist veld van het vergaderverzoek te staan. Je hoeft dus niet meer te controleren of iedereen wel is meegenomen. Wil je een Teams meeting? Dan vink je dat in het vergaderverzoek aan.

Bonus Microsoft Outlook tips: handige shortcuts in de Outlook app

Snelkoppelingen zijn altijd fijn! Hieronder hebben we er drie voor je uitgelicht:

Ctrl + N: nieuw item openen

Een nieuwe mail opstellen, een nieuwe afspraak inplannen of een nieuw contactpersoon toevoegen? Je doet het heel snel door in je mailbox, agenda of je contactenlijst Ctrl-toets ingedrukt te houden en op N te drukken.

Ctrl + Enter: verzenden

Voortaan verstuur jij binnen een seconde je mail. Houd de Ctrl-toets ingedrukt, druk op Enter en je mail is verstuurd.

Ctrl + U: mail op ongelezen zetten

Een mail op ongelezen zetten? Dat kan heel makkelijk: houd de Ctrl-toets ingedrukt en druk op U. Ezelsbrug? De U van Unread!

Meer tips

Hou je van shortcuts? In dit artikel hebben we 10 Windows shortcuts voor je uitgelicht waarmee je dagelijks zeeën van tijd bespaart. Vind je het soms lastig om in zakelijke teksten de juiste tone of voice te vinden? Wanneer je een mail verstuurt is het belangrijk om de juiste toon aan te slaan. Met deze e-mail etiquette tips communiceer je helder om zo miscommunicatie te voorkomen. En last but not least: wist je dat Microsoft Teams heel erg lekker samenwerkt met Microsoft Outlook? We wensen je heel veel succes met de tips uit dit artikel!

Beeld: T-Mobile