Productiviteit

5 Microsoft PowerPoint tips van PowerPoint-expert Thijs Honselaar

Powerpoint, Photoshop, Microsoft Teams: haal jij alles uit je software? In deze rubriek laten we specialisten aan het woord die bekende softwareprogramma’s al meerdere keren hebben uitgespeeld. Ze geven je handige tips om meer uit je software te halen. We spraken PowerPoint-kenner Thijs Honselaar. Hij vertelt over de eindeloze mogelijkheden van deze veelzijdige ontwerpsoftware.

Clock 4 min

PowerPoint, je hebt er vast weleens mee gewerkt. Het softwarepakket van Microsoft Office is de laatste jaren flink uitgebreid met verschillende toepassingen. Naast het invoegen van tekst, afbeeldingen en 3D-modellen is er nog veel meer mogelijk met deze software. Thijs Honselaar is eigenaar van Article 36, dat gevestigd is in Jakarta, Indonesië. Zij helpen bedrijven in Nederland en België met het ontwerpen van professionele PowerPoint presentaties en templates. Article 36 werkt met Indonesische topontwerpers, die de beste kwaliteit leveren tegen heel betaalbare prijzen.

Visueel aantrekkelijke presentaties

Article 36 richt zich voornamelijk op PowerPoint presentaties en templates. Bedrijven stoppen veel tijd, geld en moeite in hun website of advertenties. Maar zodra zij hun bedrijf of dienst bij een klant moeten presenteren, is een PowerPoint presentatie bijzaak. ‘En dat is zonde!’, zegt Thijs. ‘Onze klanten geven veel bedrijfspresentaties, die wij voor hen vormgeven. Zij leveren alle content aan en wij maken daar dan een visueel aantrekkelijke presentatie van. Maar we helpen ook bij het bedenken van de juiste content’.

De eerste indruk telt, en dat kan met een slechte presentatie direct verknald zijn. Article 36 maakt naast standaard PowerPoint presentaties ook geavanceerde presentaties. Onderstaande video geeft een impressie van hoe zo’n presentatie eruitziet:

Geavanceerde presentaties voor een goede eerste indruk

De standaard beeld-tekst-presentatie is passé en de behoefte naar geavanceerde bedrijfspresentaties groeit. Mensen en bedrijven willen meer spektakel, zeker nu persoonlijk contact lastiger is. Doordat alles zich naar de online wereld verplaatst en veel presentaties nu ook digitaal via bijvoorbeeld Microsoft Teams gedaan worden, speelt het visuele aspect een grote rol. ‘Het is tegenwoordig lastig om ergens fysiek aan tafel te komen bij bedrijven. Gesprekken vinden online plaats, dus ook de eerste indruk’, vertelt Thijs. Nieuwe mogelijkheden binnen PowerPoint zoals automatisering en artificial intelligence zijn nog niet perfect, maar worden beter. Om je PowerPoint presentatie nét wat geavanceerder te maken, heeft Thijs een vijftal tips:

Tip 1: Stockfoto’s toevoegen

De eerste tip – en ook meteen de beste – aldus Thijs, is het gebruik van stockfoto’s. Op internet vind je een overload aan gratis stockfoto’s, die ook zakelijk inzetbaar zijn. Eén van deze aanbieders is Pexels. Zij hebben een handige add-in applicatie in PowerPoint waarmee je eenvoudig foto’s aan je presentatie toevoegt. Deze add-in installeer je door te kiezen voor: Invoegen > Invoegtoepassingen downloaden > In zoekbalk ‘Pexels’ intypen > Klik op ‘Toevoegen’. Foto’s via de browser zoeken is dus verleden tijd! Met één klik heb je toegang tot de database en voeg je de gewenste foto toe aan je slide.

Tip 2: Dia-formaat aanpassen

PowerPoint is niet alleen geschikt voor het maken van presentaties. Je kunt er veel meer mee. Offerte-templates maken bijvoorbeeld, of social media content. Daarvoor is het handig als je het dia-formaat kunt aanpassen. Ga naar: Ontwerpen > Diagrootte > Aangepaste diagrootte. Hier kies je de gewenste afmeting van de dia. Content voor LinkedIn, websitebanners of offertes op A4-formaat maak je eenvoudig met deze instelling. Deze functie is ook geschikt voor het maken van Instagram Stories. Geef de slide het juiste formaat, voeg animaties toe, laat teksten op bepaalde momenten inspringen en exporteer de presentatie als video. Hier meer over bij tip 3.

Tip 3: Presentaties animeren (en exporteren als video)

Met de functie ‘Overgangen’ creëer je beweging tussen twee dia’s. Zo lopen dia’s soepel in elkaar over, zonder het ‘hakkerige’-effect van doorklikken. Met de functie ‘Animaties’ kun je bepaalde componenten op een slide animeren en creëer je juist een bewegend-effect tussen verschillende vormen op dezelfde slide. Laat objecten bijvoorbeeld invliegen, of werk met vertragingen tussen animaties. De geanimeerde presentatie kun je uiteindelijk exporteren als video en inzetten als storie voor Instagram of LinkedIn. Ga naar: Bestand > Exporteren > Een video maken. Hier bepaal je hoeveel tijd er tussen dia’s zit en doorvloeid naar de volgende.

Tip 4: Vloeiende overgang met Morphing

Met de Morphing-overgang creëer je een vloeiende overgang tussen objecten op verschillende dia’s. Je verplaatst als het ware een object van slide A naar B, zonder dat deze verspringt. Op deze manier laat je je presentatie ‘leven’. Om de Morphing-overgang effectief te gebruiken heb je tenminste twee dia’s nodig met minstens één gemeenschappelijk object. De eenvoudigste manier is om de dia te dupliceren en het object op de tweede dia naar een andere plek te verplaatsen of om het object van de eerste dia te kopiëren en aan de volgende dia toe te voegen. Pas op beide slides de Morphing-functie toe. Een uitgebreide uitleg over deze functie vind je onder de ‘Meer informatie’-knop, als je met je muis over de Morphing-functie navigeert.

Tip 5: Hyperlinks toevoegen

Je maakt je presentatie gemakkelijk interactief met hyperlinks. Het mooie aan een geavanceerde presentatie met hyperlinks is dat deze bijna niet te onderscheiden is van een website. Het doorklikken naar pagina’s kan met PowerPoint ook. Door hyperlinks toe te voegen, navigeer je bijvoorbeeld van slide 3 naar slide 6 en weer terug. Klik eerst op het object waaraan je de link wilt toevoegen. Dan: Invoegen > Actie > ‘Hyperlink naar’ aanklikken. Het handigst is als je werkt met een menustructuur in je presentatie. Je voegt als het ware een link toe aan een object. Zo switch je gemakkelijk van de ene naar de andere slide. Volgens Thijs is een interactieve presentatie in feite een offline website. Je hebt hiervoor wel een touchscreen nodig of een presentatieklikker.

Zo zien al die toegepaste tips er in presentatievorm uit:

Bonustip: Landkaarten invoegen

Deze tip is ideaal voor personen die veel met kaarten werken. Door te kiezen voor: Invoegen > Grafiek > Kaart voeg je een (wereld)kaart toe aan je presentatie. Lokaal, maar ook globaal zijn er kaarten beschikbaar. Ook maak je eenvoudig een heatmap met deze functie. De kaart past zich automatisch aan, op basis van de gegevens die je invult. Werkt ook goed met provincies.

Thijs sluit af met een laatste advies: ‘Presenteer je online? Wees dan zuinig met geavanceerde animaties. Zeker als je via Teams presenteert. Ingevlogen visuals en animaties kunnen gaan haperen. Als een klant aangeeft dat zij de presentatie online gaan delen, houden wij daar rekening mee. Verder: experimenteer er lekker op los! Als je ontdekt wat PowerPoint allemaal kan, gaat er een wereld voor je open’.

Meer tips & tricks

We hopen dat je met bovenstaande tips meer uit Powerpoint kunt halen. Naast Powerpoint hebben we ook tips voor onder andere Gmail, Microsoft Teams, Outlook en Onedrive/Sharepoint. Deze vind je hieronder.

Beeld: T-Mobile