Productiviteit

5 Microsoft Teams tips om productiever samen te werken

Sinds vorig jaar werken we massaal op afstand en door de verlengde lockdown blijven we dit voorlopig nog wel doen. Samen met miljoenen anderen, houd jij waarschijnlijk ook dagelijks meetings in Teams. Microsoft heeft ondertussen dan ook veel geïnvesteerd in het platform. Dit zijn de belangrijkste updates, die jouw meeting een stuk efficiënter gaan maken. Zo kun je bijvoorbeeld nu ook in Teams externe telefoongesprekken voeren, waarbij vaste en mobiele telefonie zijn geïntegreerd.

Clock 3 min

Je kantoor in de cloud met Microsoft Teams

Founders_teams-telefonie-web

Wil jij ook met je kantoor in de cloud met Microsoft 365? Kijk dan snel wat de mogelijkheden zijn!

MEER INFO
Inmiddels weten we niet beter dan onze meetings in Microsoft Teams te doen. Soms blijft het nog even zoeken hoe je deze het meest productief kunt inzetten. We hebben vijf hacks voor je op een rijtje gezet die je daarbij gaan helpen, zodat je nog meer uit een meeting haalt.

1. Externe telefoongesprekken voeren met Teams Telefonie

In Teams kon je al onderling met je collega’s bellen. Echter, met Teams Telefonie kun je nu ook externe telefoongesprekken voeren, waarbij vaste en mobiele telefonie zijn geïntegreerd. Hierdoor ben je altijd en overal bereikbaar in je Teams applicatie, zowel op je vaste als mobiele nummer. En kun je overal en altijd (samen)werken waar je wilt, ongeacht welk apparaat je gebruikt. Met Teams Telefonie heb je zo de beste (thuis)werkplek met toegang tot je zakelijke toepassingen, net als op kantoor.

Door de integratie van vaste en mobiele telefonie kunnen oproepen worden samengevoegd. Ben je aan het werk in Teams en wordt je op je mobiele nummer gebeld, dan kun je ervoor kiezen om deze oproep aan te nemen in je Teams client op je computer. Hierdoor kun je in de Teams applicatie blijven en hoef je niet je mobiele telefoon op te pakken. Afgeleid worden door je mobiele telefoon die afgaat tijdens een meeting, behoort hiermee dan ook tot het verleden. Wat ook fijn is: als je vanuit Teams belt kun je je mobiele nummer meesturen. Erg handig voor als je alleen op een mobiel nummer bereikbaar moet zijn. Benieuwd naar deze gloednieuwe feature? Neem dan zeker een kijkje op de speciale Microsoft Teams Telefonie pagina.

2. Beheer de audiomachtigingen van deelnemers

Wanneer je tijdens een meeting presenteert, wil je dit zo goed mogelijk kunnen doen. Om willekeurige geluiden en afleidingen te vermijden, kun je de microfoons van alle deelnemers dempen en voorkomen dat ze het dempen opheffen. Wanneer iemand later ‘zijn hand opsteekt’ om te spreken, kun je het dempen opheffen. Een kleine kanttekening hierbij: de microfoon van deelnemers, die een vergadering bijwonen met behulp van het telefoonnummer dat in het vergaderverzoek staat, kan niet worden gedempt.

3. Voeg een poll toe aan je Teams kanaal of chat

Polls zijn een goede manier om passieve luisteraars te veranderen in actieve deelnemers. Met Microsoft Forms kun je in Teams binnen enkele seconden direct een realtime poll maken. Deze plaats je dan in je Teams kanaal of je verzamelt snel de feedback in het chatvenster.

Zo voeg je een poll toe:

  • Ga naar het kanaal of de chat waarin je een poll wilt opnemen. Selecteer onderaan je Teams-venster Formulieren.
  • Voeg je vraag- en antwoordopties toe. Als je meerdere antwoorden wilt toestaan, klik of tik je op de schakelaar naast Meerdere antwoorden. Geef ook aan of je de resultaten automatisch wilt delen na het stemmen en/ of reacties anoniem wilt houden.
  • Selecteer Opslaan.
  • Bekijk een voorbeeld van je poll en klik vervolgens op Bewerken als je nog iets wilt wijzigen, of klik op Verzenden als je klaar bent om de poll uit te sturen.

Terwijl de deelnemers de poll invullen, zie je realtime de resultaten in je groepsgesprek.

4. Breng iemands video in de spotlight in een Teams meeting

Als je de organisator of presentator bent, kun je iemands video (inclusief die van jezelf) in de spotlight zetten, zodat alle deelnemers die dan zien. Er zijn een aantal manieren om dit te doen:

  • Klik met de rechtermuisknop op de video van de betreffende persoon en selecteer Spotlight in het menu.
  • Je kunt ook Deelnemers tonen selecteren om een ​​lijst van alle deelnemers in de vergadering te zien. Zoek de naam van de persoon wiens video je wilt markeren in de lijst, klik met de rechtermuisknop op zijn naam en selecteer Spotlight.

Als je klaar bent om de spotlight te beëindigen, klik je nogmaals met de rechtermuisknop en kies je Spotlighting stoppen.

5. Live ondertiteling met spreker toekenning

Mis voortaan geen woord meer van wat een collega zegt. Microsoft Teams heeft namelijk spreker toekenning toegevoegd aan de live ondertiteling. Je kunt dan zien wie er spreekt en wat er wordt gezegd. Hierdoor worden de Teams meetings voor iedereen inclusiever en gemakkelijker te volgen.

Breng je eigen video in de spotlight

Je kunt je eigen video voor iedereen uitlichten door het volgende te doen:

  • Selecteer Deelnemers tonen.
  • Klik onder Deelnemers met de rechtermuisknop op je naam en selecteer Spotlight.

Klik nogmaals met de rechtermuisknop en kies Spotlighting stoppen om af te sluiten tijdens een Teams-vergadering.

Gebruik jij al Teams binnen je organisatie?

Microsoft Teams is een alles-in-één oplossing voor samenwerken en communiceren. Het brengt bellen, vergaderen en messaging samen in één applicatie. Van hieruit start je vanaf ieder device een (telefoon) gesprek, plan je afspraken in en neem je deel aan vergaderingen. Wil je meer weten, kijk dan snel verder!

Founders_teams-telefonie-web

Je kantoor in de cloud met Microsoft Teams

Wil jij ook met je kantoor in de cloud met Microsoft 365? Kijk dan snel wat de mogelijkheden zijn!

MEER INFO
Beeld: Shutterstock