Productiviteit

5 SharePoint/OneDrive tips: al je documenten altijd bij de hand

Microsoft Teams, Word, Photoshop: haal jij alles uit je software? In deze rubriek laten we specialisten aan het woord die bekende programma’s al meerdere keren hebben uitgespeeld. Deze keer geeft Microsoft-trainer en slim-werken-specialist Wilma Nedermeijer 5 handige tips voor SharePoint en OneDrive. Want waarom is opslaan in ‘de cloud’ een goed idee?

Clock 3 min

Als je met Microsoft 365 werkt, sla je je documenten online op: in SharePoint of OneDrive. Dat zijn de ‘cloud’-locaties waar je documenten verzamelt en waar je die bestanden ook altijd en overal kunt opvragen. Mits je natuurlijk met het internet verbonden bent. Bovendien kun je er realtime met je collega’s in samenwerken. Tegelijkertijd hetzelfde document finetunen bijvoorbeeld. Dat is wel zo praktisch in tijden van werken op afstand. En het scheelt veel onnodig e-mailen.

Op afstand werken

cta-thuiswerken-op-afstand-werken

Benieuwd welke voordelen werken op afstand heeft voor jouw bedrijf en je medewerkers? Ons gratis e-book staat vol met tips en adviezen. Download ‘m hier.

DOWNLOAD GRATIS
Wat is SharePoint vs. wat is OneDrive

Nedermeijer legt voor het gemak eerst nog even het verschil uit tussen OneDrive en SharePoint: “OneDrive is je persoonlijke opslaglocatie. Daar kun je persoonlijke werkdocumenten opslaan, mappen maken en per map of document besluiten of je het wilt delen. SharePoint is een samenwerkingsplatform, waar je onder andere gezamenlijke documenten kunt opslaan en bewerken. De documenten in Microsoft Teams zijn opgeslagen in SharePoint.”

Tip 1: maak afspraken

Maak afspraken over de indeling. Als je met z’n allen SharePoint gebruikt, doet iedereen dit graag op z’n eigen manier. Terwijl, als je duidelijke afspraken maakt over hoe je het wilt gaan doen, SharePoint veel overzichtelijker en makkelijker in gebruik is. Creëer een bepaalde mappenstructuur en spreek af hoe je documenten bewaart en hoe je ze noemt.

Tip 2: synchroniseer belangrijke mappen

Laat je belangrijke SharePoint- en OneDrive-mappen synchroniseren met je Windows Verkenner (dat gele mapje onderin je scherm, waar je al je document kunt terugzien). Zodat als je dat opent, je daar gewoon je documenten kunt zien – ook die uit Teams. Dan hoef je bestanden niet meer te uploaden, maar alleen in je mapje te zetten. Dat neemt geen ruimte in op je computer, het blijft in de cloud. Open je het document, dan neemt het document wél ruimte in. Natuurlijk kun je dit makkelijk weer terugzetten.

Tip 3: gebruik de zoekfunctie

De zoekfunctie van SharePoint en OneDrive is fenomenaal. Ga naar www.office.com en typ een zoekwoord in de zoekbalk die midden bovenaan de pagina staat. Razendsnel zie je zoekresultaten verschijnen uit OneDrive, SharePoint en Teams. Er wordt niet alleen gezocht in documentnamen, maar ook in de tekst van je documenten – zelfs in pdf’s. Je bent nooit meer iets kwijt!

Tip 4: gebruik de versiegeschiedenis

Per document wordt een versiegeschiedenis bijgehouden. Stel, je opent een bestaand document als basis voor een nieuw document maar je vergeet dit document eerst op te slaan onder een andere naam. Dan heb je al van alles bewerkt, voordat je erachter komt dat je het oorspronkelijke document hebt overschreven. Maar niets aan de hand, je kunt heel makkelijk zelf een vorige versie terugzetten. Elk document heeft versies en die kun je herstellen.

Tip 5: deel wat je wil delen

Zeker vanuit OneDrive kun je heel gericht delen. ‘Ik heb hier een Word document, wil jij even meelezen?’ Elke map en elk document heeft een eigen linkje om te versturen. Het ligt aan de instellingen van je organisatie of je ook met externen kunt delen. Als je een document deelt, kun je instellen of mensen mogen bewerken of alleen lezen.

Bonustip: gebruik de Teams- en OneDrive-app op je telefoon

In de mobiele Teams-app kun je heel snel documenten opzoeken. En de OneDrive-app is ook heel handig. Via die app kun je zowel bij je OneDrive- als je SharePoint-documenten. Foto’s van je telefoon kun je bijvoorbeeld direct delen via OneDrive – mits je dus de app hebt – en vanuit daar in SharePoint zetten. Net zoals je via Whatsapp een foto zou delen. Dus je kunt documenten makkelijk en snel toevoegen of delen. En je kunt er altijd en overal bij, ook zonder laptop.

Ook interessant:

cta-thuiswerken-op-afstand-werken

Op afstand werken

Benieuwd welke voordelen werken op afstand heeft voor jouw bedrijf en je medewerkers? Ons gratis e-book staat vol met tips en adviezen. Download ‘m hier.

DOWNLOAD GRATIS
Beeld: Shutterstock