Op 1 januari 2019 lanceerde Netflix de serie ‘Tidying Up with Marie Kondo’. In deze serie volgen we de Japanse opruimexpert Marie Kondo tijdens haar bezoeken aan verschillende families die zij helpt met het organiseren en opruimen van hun huis. De serie werd een enorme hit en de vraag ‘Does it spark joy?’ was al snel niet meer weg te denken uit ons taalgebruik. Niet alle spullen op je werkplek hoeven grote vreugde op te wekken, maar ze moeten wél nut hebben. Ook zorgt een opgeruimde werkplek voor rust in je hoofd. Laat de Konmari-methode van Kondo je helpen met het opruimen van je werkplek om 2023 zo goed mogelijk te beginnen.
Je thuiswerkplek opruimen volgens de Konmari-methode
Thuiswerken: sinds de coronapandemie doen we het meer dan ooit. Daarom is het belangrijk dat je thuis een fijne en opgeruimde werkplek hebt. Voor het organiseren en opruimen van je thuiswerkplek hanteert Kondo de zogenaamde Konmari-methode. Kort gezegd werkt deze methode als volgt: je zoekt je spullen uit per categorie, bepaalt per item of je het echt nodig hebt en of je er blij van wordt en neemt afscheid van de dingen die je niet nodig hebt. Hoe je dat precies doet leggen we stap voor stap aan je uit:
Stap 1 – Verdeel alle items op je werkplek in vier categorieën
Items die zich vaak op of rondom je thuiswerkplek verzamelen zijn volgens Kondo in vier categorieën te verdelen. Deze categorieën zijn:
- Boeken en/of tijdschriften die te maken hebben met je werk
- Losse papieren (zoals facturen, bonnen en post)
- Kantoorartikelen (zoals pennen, notitieblokken en post-its, maar ook opladers van je laptop en telefoon)
- Persoonlijke items (zoals familiefoto’s, verzorgingsproducten en speelgoed van je kinderen).
Bekijk alle spullen die op je bureau liggen, onder je bureau, rondom je bureau en in je bureaulades en leg ze per categorie bij elkaar. Maak een stapel met boeken, een stapel met losse papieren, een stapel met kantoorartikelen en een stapel met persoonlijke items.
Stap 2 – Bepaal per categorie wat je houdt
Start met de boeken en tijdschriften. Bekijk ieder boek en ieder tijdschrift en bepaal per item of je er blij van wordt (‘Does it spark joy?’) of dat je het echt nodig hebt voor je werk. Word je niet blij van een bepaald boek of een bepaald tijdschrift en heb je het ook niet nodig om je werk goed te kunnen doen? Gooi het item dan weg of doneer het aan een kringloopwinkel.
Vervolgens zoek je je losse papieren uit. Bekijk per item of je het moet bewaren omdat er belangrijke informatie op staat of omdat het een factuur is die je nog moet betalen, of dat het item weg kan. Hoef je het item niet te bewaren? Gooi het dan bij het oudpapier.
Categorie drie bestaat uit kantoorartikelen. Veel mensen hebben wel twintig verschillende pennen, acht halflege notitieblokken en vijf verschillende opladers en adapters op en rondom hun bureau liggen. Zijn al deze dingen echt nodig? Nee! Aan twee of drie pennen en één notitieblok heb je meer dan genoeg. De rest gooi je weg of ruim je op in een afgesloten kast. Kijk ook goed naar alle opladers en adapters op je werkplek. Grote kans dat er één of twee bij zitten van een oude telefoon of laptop. Weg ermee!
Persoonlijke items op je thuiswerkplek bestaan vaak niet alleen uit een leuke foto van je gezin en wat verzorgingsartikelen zoals handcrème of lippenbalsem. Ongeopende pakketjes, ongelezen romans en speelgoed van je kinderen verzamelen zich – vaak ongemerkt – ook steeds meer op of rondom je thuiswerkplek. Deze spullen hoef je niet weg te gooien. Ze hebben alleen een andere plek nodig in huis.
Stap 3 – Geef alle items die je houdt een vaste plek
Nu je al je spullen hebt uitgezocht en weet welke items je wilt houden, is het tijd om alle spullen een eigen, vaste plek te geven.
- Boeken en tijdschriften: zet je boeken rechtop in de hoek van je bureau of op een mooie wandplank erboven. Zet je tijdschriften ernaast in een mooi tijdschriftenrek. Zo vind je al je werkgerelateerde literatuur op dezelfde plek.
- Losse papieren: koop een mooie paper tray met drie bakjes of schaf drie verschillende mappen aan voor al je losse papieren. Verdeel je papieren als volgt: ‘nog te behandelen’, ‘tijdelijke belangrijke papieren’ en ‘voor altijd bewaren’. In de bak of map ‘nog te behandelen’ stop je alle papieren waar je nog iets mee moet. Denk aan facturen die je nog moet betalen en brieven waar je nog op moet reageren. Loop je bakje ‘nog te behandelen’ minimaal één keer per week door, zodat dit bakje het grootste gedeelte van de tijd (redelijk) leeg is. In het bakje ‘tijdelijke belangrijke papieren’ stop je papieren die wel belangrijk zijn, maar die je niet voor altijd hoeft te bewaren. Denk aan getekende contracten of offertes die je nodig hebt tijdens een bepaalde opdracht. Als de opdracht is afgerond archiveer je deze papieren in een afgesloten kast. In het bakje ‘voor altijd bewaren’ stop je verzekeringspapieren en andere belangrijke documenten. Dit bakje hoeft niet op je bureau te staan. Je kan het ook opbergen in een afgesloten kast of bureaulade.
- Kantoorartikelen: stop losse pennen en markeerstiften in een pennenbak die je op je bureau zet. Opladers en adapters rol je op en stop je in een doos. Deze doos zet je vervolgens op een vaste plek op je bureau of in een bureaulade.
- Persoonlijke items: geef familiefoto’s en tekeningen van je kinderen een vaste plek op je bureau of hang ze op aan de muur. Stop verzorgingsproducten zoals handcrème en lippenbalsem samen in een doos en zet deze op een vaste plek op je bureau. Ongeopende pakketjes pak je uit en ruim je op. Heb je kleding besteld? Leg je nieuw gekochte items direct in de kast en stuur terug wat je niet wil houden. Zet ongelezen (of half gelezen) romans in de boekenkast en maak afspraken met je kinderen over het opruimen van hun spullen. Hebben je kinderen op jouw werkplek gespeeld en zijn ze klaar? Laat ze hun speelgoed opruimen voordat ze iets anders gaan doen. Zo voorkom je niet alleen rommel op je werkplek, maar ook rommel in de rest van het huis.
Werk jij ook veel thuis? Ontdek hoe je het maximale uit ‘het nieuwe normaal’ haalt met onze handige tips voor thuiswerken. Ben je benieuwd hoe Marie Kondo tijdschriftredacteur Monique helpt met het organiseren en opruimen van haar thuiswerkplek? Bekijk hieronder de video:
Bonus tip van Marie: heb je bureaulades? Zorg ervoor dat je deze, net zoals je bureau, netjes organiseert. Zodra je een bureaulade opendoet moet je gelijk kunnen zien welke spullen er allemaal in liggen.
Je werkplek op kantoor opruimen volgens de Konmari-methode
Je werkplek op kantoor opruimen via de Konmari-methode werkt eigenlijk hetzelfde als je thuiswerkplek opruimen. Het enige verschil is dat je op kantoor te maken hebt met andere (vaak veel minder) persoonlijke items dan thuis. Persoonlijke items op je kantoorwerkplek zijn vaak foto’s van je familie, tekeningen die je kinderen voor je hebben gemaakt, kaarten die je hebt gekregen van collega’s of een klant en planten. Bepaal welke spullen voor jou sentimentele waarde hebben en bewaar alleen die items waar je echt waarde aan hecht. Kerst- of bedankkaarten die je van een klant hebt gekregen zijn hartstikke leuk, maar is het echt nodig om ze allemaal te bewaren? Nee. Laat ze twee of drie weken staan en gooi ze daarna weg. Laat je planten wél lekker staan. Een plant op je werkplek vermindert namelijk stress.
Laat je wel eens persoonlijke pakketjes bezorgen op je werk of koop je wel eens dingen voor thuis tijdens je pauze? Als je deze dingen niet nog dezelfde dag mee naar huis neemt stapelen ze al snel op. Ook dit veroorzaakt rommel op en rondom je werkplek. Zorg daarom dat je al je persoonlijke spullen voor thuis ook echt mee naar huis neemt op de dag dat je ze koopt of binnenkrijgt.
Zoek je meer tips en inspiratie voor het opruimen van je werkplek op kantoor? In deze video helpt Marie Kondo sloddervos Erin van Fast Company met het opruimen en organiseren van haar bureau:
Een gedeelde opslagruimte op je werkplek opruimen
Op sommige werkplekken heb je een gedeelde opslagruimte. Hier worden bijvoorbeeld kantoorartikelen en schoonmaakspullen, maar ook kerstdecoraties bewaard. Hoe zorg je ervoor dat ook deze kast netjes georganiseerd en opgeruimd blijft? Ook hier is dé tip: sorteer alle spullen en berg wat bij elkaar hoort op in dezelfde doos of op dezelfde plank. Stel daarnaast een maximum in voor het aantal op te bergen spullen. Heb je één doos beschikbaar voor kerstspullen en is deze doos vol? Stop dan met het kopen of verzamelen van nieuwe kerstdecoraties óf gooi een aantal oude spullen weg om ruimte te maken voor nieuwe. Bekijk hieronder een video waarin Marie Kondo Ashley van het bedrijf Nifty helpt bij het organiseren van haar werkplek én de gedeelde opslagruimte op kantoor voor inspiratie.
Creëer de beste werkplek
Hybride werken werkt alleen als je naast op kantoor ook thuis een goede en fijne werkplek hebt. Met deze vijf tips van Saskia Bekkers, HR-directeur bij T-Mobile Nederland, creëer jij samen met je personeel de beste (thuis)werkplek.