2020, wat een jaar. Keukens werden flexwerkplekken. Huisgenoten werden kantoorgenoten. Productiviteit, evenwicht en veerkracht kregen een nieuwe betekenis. In contact komen én blijven met je team was nog nooit zo belangrijk.
Veranderende werkgewoontes
Microsoft heeft de afgelopen maanden onderzoek gedaan naar de manier waarop mensen werken. Het bedrijf heeft een uniek perspectief omdat het anonieme gebruikergegevens ziet. Bijvoorbeeld wanneer mensen hun werkdag starten, en eindigen. Dit is onderzocht vóór het COVID-tijdperk, maar ook daarna. Zij zien daarin een duidelijke verandering in de werkgewoontes van mensen. ‘Deze verandering heeft ons doen inzien dat Microsoft op nieuwe gebieden verantwoordelijkheid moet nemen’, stelt de Kramer. ‘Niet alleen op het gebied van milieu, maar ook om mensen te helpen duurzaam inzetbaar te zijn. Door COVID en de thuiswerkcultuur die daardoor is ontstaan, is het risico op opbranding veel groter, blijkt uit onze data.’ En daar moet Microsoft wat mee. Technologie is een middel dat daarin deels kan ondersteunen, om mensen als het ware tegen zichzelf te beschermen.
Work-life balance
Productiviteit moet nooit ten koste gaan van het welbevinden van jou en je medewerkers. Meer dan 30 procent van de eerstelijns- en informatiemedewerkers geeft aan dat de pandemie de kans op een burn-out heeft vergroot. Om mensen en organisaties te helpen, brengt Microsoft inzichten en functies op het gebied van welzijn en productiviteit in Microsoft Teams in kaart. Zzp’ers, managers en bedrijfsleiders krijgen gepersonaliseerde inzichten en aanbevolen acties die het gemakkelijker maken om gewoontes te veranderen en werk, welzijn en productiviteit in balans te krijgen. Uit onderzoek blijkt namelijk dat de work-life balance van medewerkers op dit moment tijdens het thuiswerken verstoord is doordat de natuurlijke grenzen (bijvoorbeeld reistijd) zijn weggevallen. De Kramer: ‘Mensen werken in de avonduren veel langer door. Chatberichten die collega’s naar elkaar sturen, zijn in de avonduren enorm toegenomen. Mensen verschuiven hun werkdag. In de ochtend is het verkeer in Teams heel druk, later op de dag is het wat rustiger en in de avond zien we weer een piek in de communicatie’. Microsoft heeft een aantal functies gereleased die voor bewustwording zorgen.
Vergadermoeheid door thuiswerken
De manier waarop we vergaderen is ook veranderd. Vroeger duurden vergaderingen een uur, nu gaan mensen efficiënter met hun tijd om en ziet Microsoft in hun data dat de gemiddelde meetingduur 30 minuten is geworden in plaats van 60. Het nadeel van thuiswerken is dat er geen ruimte is voor spontane ideeën of even bijpraten. Die momenten moet je dan echt inplannen. Voor mensen met bomvolle agenda’s, die voornamelijk bestaan uit meetings, heeft Microsoft een oplossing: MyAnalytics. Deze service detecteert hoe vol je agenda zit en plant automatisch focustijd in. Een moment van rust, waarin je ongestoord kunt werken. Het stukje techniek komt hier weer aan te pas. De Kramer: ‘MyAnalytics kijkt vooruit. Microsoft stelt daarom, voordat je agenda volloopt, focustijden aan je voor. Dit kan automatisch, maar je kunt het ook zelf inplannen. Teams switcht dan automatich naar ‘Niet storen met de status focussing’.
In de eerste helft van 2021 lanceert Microsoft een virtuele woon-werkverkeerfunctie. Hiermee wordt het makkelijker om productief je werkdag te starten en mindful af te sluiten. Ook wordt het mogelijk om de meditatie-app Headspace te integreren met Microsoft Teams. En met de nieuwe emotional check-in functie kunnen teamgenoten eenvoudig bij elkaar peilen hoe zij zich voelen om zo de effectiviteit van hun dagelijkse interacties te verbeteren.
Together mode
Zit je vaak in meetings met meer dan 10 mensen? Schakel dan over op Together mode. Deze nieuwe optie in Microsoft Teams maakt gebruik van AI-segmentatietechnologie om deelnemers digitaal op een gedeelde en aanpasbare achtergrond te plaatsen. Het uitzicht geeft het gevoel dat je in dezelfde ruimte zit, waardoor er minder afleiding op de achtergrond is. Het is makkelijker om non-verbale signalen op te pikken en het heen-en-weer gesprek voelt natuurlijker aan. Together mode is ideaal voor brainstorms en rondetafelgesprekken waarbij meerdere mensen aan het woord zijn. Met behulp van biosensoren die de hersenactiviteit meten, blijkt uit onderzoek dat de hersens minder overprikkeld raken. De Together-modus kan helpen bij het gevoel van ontmoetingsmoeheid dat sommige werknemers op afstand ervaren.
Thuiswerken of op kantoor werken? Hybride werken!
Een werkomgeving waar mensen fysiek én op afstand aanwezig zijn, is volgens Microsoft de toekomst van werken. ‘Een werkplek die overal toegankelijk is, waar je ook bent, is de toekomst. Met applicaties waarmee je kunt vergaderen met collega’s die fysiek op kantoor zijn en op afstand werken. Tegenwoordig is dit een vereiste voor de continuïteit van je bedrijf,’ zegt de Kramer. ‘Een vergadering waar drie mensen fysiek aanwezig zijn en drie mensen op afstand deelnemen, is een voorbeeld van hybride werken. Dat gaat goed als je vergaderzaal enabled is met Microsoft Teams, maar daar heb je wel de juiste hardware voor nodig. Als de ruimte niet goed is voorbereid, kunnen personen die op afstand deelnemen zich achtergesteld voelen.’ Immers horen en zien zij hun collega’s niet goed, ook krijgen zij vaak niet mee wat gepresenteerd wordt en welke aantekeningen op het fysieke whiteboard gemaakt worden. En hoe je als bedrijf concurrerend blijft in een hybride wereld? Daarop is Microsoft stellig: modernisering van de hybride werkplek heeft de hoogste prioriteit.
Een kijkje in de toekomst van het thuiswerken
Diverse bedrijven verwachten dat het beleid om thuis te werken, blijft. Kantoor wordt de plek waar we mensen ontmoeten, brainstormen en ruimte is voor spontane meetings. Het gebruik van Microsoft Teams is tijdens COVID gegroeid onder mkb’ers. Het was zelfs de snelste stijging ter wereld na een lockdown. Het is op dit moment belangrijk dat je een doel hebt, waarmee je je business kan continueren. Dat is het beste voor de continuïteit van je bedrijf. Je kunt nog steeds met klanten en leveranciers afspraken maken, maar de ontmoetingen vinden nu online plaats. De vraag is nu: hoe kun je effectief werken en je tijd goed managen? We moeten onszelf ineens opnieuw uitvinden. We gaan niet meer terug naar hoe het was, maar moeten een nieuwe manier vinden om onze tijd te managen. Mensen hebben het idee dat ze productiever zijn nu ze thuiswerken. Maar ben je dan ook effectiever? Spontane bijeenkomsten en praatjes ontbreken. Bedrijven vragen zich af: welke meetings kunnen we vanuit huis voeren en welke op kantoor? Een update-meeting kan bijvoorbeeld prima vanuit huis. Maar een brainstorm is de ideale gelegenheid om op kantoor te doen. Efficiënter ben je sowieso. Maar het gaat erom hoe je effectief met je tijd omgaat.
Uit trendonderzoek van No Jitter blijkt dat bedrijven in het begin van de pandemie moeite hadden zich aan te passen aan de nieuwtechnologiee realiteit. In 2021 zullen bedrijven hun algehele samenwerkingsomgeving opnieuw beoordelen om redundanties te elimineren, de kosten te verlagen en het beheer, de prestaties en de beveiliging te vereenvoudigen. Deze verandering zal waarschijnlijk leiden tot een voortdurende verschuiving van puntoplossingen naar platforms die UC-functies, waaronder bellen en teamberichten met vergaderingen, contactcenters, evenals een whiteboard, projectbeheer en andere samenwerkingstoepassingen, nauw integreren. .
Gebruik jij al Teams binnen je organisatie?
Microsoft Teams is een alles-in-één oplossing voor samenwerken en communiceren. Het brengt bellen, vergaderen en messaging samen in één applicatie. Van hieruit start je vanaf ieder device een (telefoon)gesprek, plan je afspraken in en neem je deel aan vergaderingen. Wil je meer weten, kijk dan snel verder!