De VA vervult vanuit een eigen locatie allerlei opdrachten voor mkb-bedrijven of (zelfstandige) ondernemers. Van traditionele management ondersteunende taken zoals administratie en agenda- en emailbeheer tot het bouwen van websites, social mediabeheer, en e-mailmarketing. En de werkzaamheden breiden steeds verder uit; alles wat je met verschillende online tools en in de cloud kunt doen, is geschikt voor een virtual assistant. Het toverwoord voor de rol is dan ook ‘flexibiliteit’.
Apps voor Ondernemers
Van boekhouden tot brainstormen: dit zijn de beste apps voor iOS en Android om jouw bedrijf tot een succes te maken! Download snel het gratis e-book.
Download
Breed inzetbaar
Apps voor Ondernemers
Van boekhouden tot brainstormen: dit zijn de beste apps voor iOS en Android om jouw bedrijf tot een succes te maken! Download snel het gratis e-book.
Dit ziet Virtual Assistant Judith Kouwenhoven ook: ‘Het vakgebied van een virtual assistant is mega breed. De één richt zich op secretariële zaken, zoals agendabeheer en een andere is weer meer technisch, denk aan het onderhoud van websites. Ook zijn er veel VA’s die zich op social media focussen. Je ziet dat het steeds belangrijker is om op social media zichtbaar te zijn, maar dat bij veel ondernemers hier een gebrek aan kennis is – en tijd om dit in te zetten. Sommige virtual assistants zijn wellicht nog breder inzetbaar en profileren zich als OBM’s (online business managers). Zij nemen meer de rol aan van sparringspartner en zitten niet in het uitvoerende werk, maar zorgen er voor dat dit op de juiste manier wordt uitbesteed.’
Op afstand en afroep werken
Bedrijven en zelfstandig ondernemers hebben wel oren naar die flexibele vorm van ondersteuning. Corona heeft de wereld in sneltreinvaart veranderd: werken op afstand is de norm. En als niets zeker is, is flexibiliteit voor de werkgever een groot goed. Zij huren liever multi-inzetbare krachten in wanneer dit nodig is voor een bepaald aantal uren per week of maand dan dat ze iemand voltijd in dienst nemen. Deze nieuwe manier van werken draagt bij aan de opkomst van de online assistent, die remote en on demand voor je klaar staat. Maar ook voor degenen die graag thuiswerken, is het VA-bestaan een aantrekkelijke manier om een business op te bouwen. Door digitalisering en alle nieuwe tools die er de afgelopen jaren bij zijn gekomen, is dit een fluitje van een cent. Kouwenhoven: ‘Om in contact te blijven met de klant en het werk juist te organiseren is het heel fijn om met planningstools te werken zoals Trello of Notion. Er zijn VA’s die op locatie werken, maar de meesten werken uit huis. Juist omdat ze de vrijheid willen om zelf werk in te kunnen delen. Daarom zijn planningtools ook zo fijn. De opdrachtgever laat daar de opdrachten achter en kan ook de status volgen. De VA kan dan vervolgens zelf bepalen wanneer de taken opgepakt worden. Uiteraard wel conform afspraak met de opdrachtgever. En omdat een VA vaak voor meerdere opdrachtgevers werkt en op basis van uren factureert, zijn tracking systemen als Toggl ook onmisbaar.’
Top 10 meest voorkomende werkzaamheden
- Office support: agenda- en emailbeheer, notuleren, planning, financiële administratie/facturatie, organiseren (online) vergaderingen/bijeenkomsten, etc.
- Website beheer: bouwen, onderhouden, optimaliseren
- Social media beheer
- Tekstredactie, contentcreatie
- E-mail marketing/funnels/ActiveCampaign
- Klantenservice
- Event management
- Nieuwsbrieven/mailings (opmaken, schrijven, versturen)
- Procesoptimalisatie
- Project management & ondersteuning
De succesfactoren voor een virtual assistant
Virtual assistant is een relatief nieuw beroep dat zich snel ontwikkelt. De VA staat altijd aan, houdt overzicht, communiceert duidelijk en werkt doelgericht aan een opdracht. Waar anderen moeten wennen aan steeds nieuwe online tools, vinden VA’s dit vooral een leuke uitdaging. Zij weten alles over apps voor ondernemers: van Trello, Dropbox, Google Drive, Teams, Office 365, OneDrive tot aan ontwerpprogramma Canva. Deze voorlopersrol is wat hen onderscheidt, net als persoonlijke specialiteiten. De ene VA is nu eenmaal een betere projectmanager dan content creator en weer iemand anders is CRO specialist. Samenwerken is dus belangrijk om bedrijven snel het beste resultaat te kunnen bieden.
Vrijheid, blijheid?
Om jezelf virtual assistent te noemen, hoef je geen opleiding of specifieke certificering te hebben behaald. Wel is er een VA school, opgericht door Hanneke Wessel. Over het vak zegt zij: “Als virtual assistent heb je de mogelijkheid om te werken waar, wanneer en met wie je wilt. Je hebt de regie over je eigen leven en de vrijheid om zelf keuzes te maken. Als je daarbij de voordelen voor bedrijven optelt en het feit dat taken als plannen, regelen en faciliteren prima op afstand gaan, wordt duidelijk dat we te maken hebben met een toekomstbestendig beroep.”
Conclusie: veelzijdige ondersteuners
Met de snelle stijging van het aantal virtual assistants in Nederland is er een grote groep freelancers bijgekomen die perfect de digitale route weet in online tools en het landschap van hybride werken. Een goede virtuele assistent maakt processen efficiënter en anticipeert continu op de laatste ontwikkelingen. Zo maken ze zich onmisbare multi-taskers: opdrachtgevers weten hen al lang niet meer alleen te vinden voor secretariële werkzaamheden. VA’s zijn met hun veelzijdige skills de ideale ondersteuning op afstand. En dat zal voorlopig nog wel zo blijven, vermoedt ook Kouwenhoven: Er komen steeds meer nieuwe systemen bij om het (werk)leven makkelijker te maken. Maar deze systemen moeten ook ingericht en bijgehouden worden. Als de VA zich blijft ontwikkelen en mee gaat met technologische ontwikkelingen, dan blijft het vak bestaan.’
Apps voor Ondernemers
Van boekhouden tot brainstormen: dit zijn de beste apps voor iOS en Android om jouw bedrijf tot een succes te maken! Download snel het gratis e-book.