Technologie

Hoe medewerkers van Onderwijsgroep Noord altijd en overal bereikbaar blijven via Microsoft Teams

Stel je eens voor… Je ondersteunt drie onderwijsinstellingen met 12.000 leerlingen en 1.400 medewerkers. Maar je traditionele fysieke telefooncentrale voldoet niet meer. En een pandemie zorgt ervoor dat iedereen thuis moet werken. Hoe blijven je medewerkers dan bereikbaar? Zonder dat ze daarvoor hun privénummer hoeven te gebruiken? Met deze vragen klopte de Onderwijsgroep Noord aan bij T-Mobile Ondernemen. In dit artikel lichten we deze mooie case uit.

Clock 3 min

De huidige PBX-telefooncentrale van Onderwijsgroep Noord was inmiddels alweer 10 jaar oud. Door de nieuwe manier van werken sloot deze telefooncentrale en de inrichting ervan niet meer aan op de behoeften van Onderwijsgroep Noord. “In het begin van de coronaperiode zat iedereen thuis en docenten moeten dan toch leerlingen en ouders bellen. En dat willen ze eigenlijk niet met hun eigen telefoon doen. Dan kom je al gauw op een cloudoplossing. Een verzoek hiervoor hebben we toen bij
T-Mobile neergelegd”, zo vertelt Gerard Jans van Onderwijsgroep Noord.

E-book Microsoft Teams voor Admins

CTA Microsoft Teams voor Admins 540x382

Meer weten over alle mogelijkheden die Teams jou als admin biedt? Download dan snel dit E-book!

DOWNLOAD GRATIS
Teams Calling via Ask Roger!

Onderwijsgroep Noord had behoefte aan Teams Calling en een klantcontactcenter in de cloud. Om hierop in te spelen schakelde T-Mobile met partner Ask Roger!, specialist op het gebied van Microsoft Teams en dan met name Teams Calling. Met Teams Calling breid je je Teams omgeving uit tot één vertrouwde tool voor communiceren én samenwerken. Je voegt belfunctionaliteiten toe waardoor je beschikt over je eigen telefooncentrale in de cloud. Ask Roger! implementeerde deze oplossing. En T-Mobile zorgde ervoor dat de siptrunks werden uitgebreid via de eigen datacenters van Onderwijsgroep Noord. Een siptrunk is een telefoonlijn die via internet de bestaande telefooncentrale verbindt met het openbare telefonie netwerk.

De samenwerking tussen de drie partijen verliep goed. “De lijntjes zijn kort. Bij Ask Roger! heb je alleen te maken met de accountmanager en de supportafdeling. Hierdoor schakel je snel en dat werkt gewoon prettig”, aldus Gerard Jans.

FastTrack: snel en eenvoudig migreren naar Teams Calling

Onderwijsgroep Noord wilde in korte tijd alle 28 vestigingen in Groningen, Drenthe en Friesland migreren. En koos daarom voor de FastTrack methode van Ask Roger! Marije Geleijnse van Ask Roger! licht deze methode toe: “Bij de FastTrack methode ligt de verantwoordelijkheid meer bij de organisatie zelf. Wij vragen met surveys informatie van de klant uit. En op basis daarvan adviseert onze consultant hoe je de implementatie kunt gaan doen”. Hiermee zorgt Ask Roger! ervoor dat de Onderwijsgroep onder begeleiding de kennis en expertise krijgt waarmee zij zelf de implementatie kunnen leiden.

Meerwaarde Teams Calling

De eerste stap is gezet: in een aantal weken zijn alle vestigingen overgegaan naar Teams Calling. Alle 1.400 medewerkers kunnen nu via de cloudoplossing in Teams bellen en gebeld worden. De tweede stap is om ook alle recepties, de administratieafdeling en andere diensten te migreren naar de cloud. In dat migratietraject zit Onderwijsgroep Noord op dit moment.

De toegevoegde waarde van Teams Calling zit volgens Gerard Jans op meerdere vlakken: ‘We gebruiken al Teams voor online lesgeven en vergaderen. Medewerkers hoeven daardoor geen extra tool te installeren en te gebruiken. Dat scheelt dus ook in het eigen maken van deze nieuwe functie. Er is geen investering meer nodig, want alles is op basis van één dienst. En docenten en medewerkers bellen nu in iedere ruimte en vanuit huis met een zakelijk nummer. Ze hoeven niet meer met hun privénummer naar ouders of leerlingen te bellen’.

Nog wel even wennen

Het bellen via Teams is anders en dat is wennen voor de medewerkers. Gerard Jans: “Voorheen pakte je de telefoonhoorn op om de telefoon aan te nemen of te bellen en nu zet je je headset op. Bij een vestiging hadden we alle toestellen weggehaald. En dat was voor hen even wennen, maar dat ging goed. De medewerkers vonden het makkelijk dat ze vanuit huis konden bellen. Maar zodra men weer een toestel zag, pakte men toch weer de hoorn op en toetste een nummer in om te bellen. Als je het toestel niet weghaalt gaat men toch weer op de oude vertrouwde manier bellen. Maar we zien wel dat steeds meer medewerkers via Teams bellen en het belvolume neemt duidelijk toe”.

Teams in de toekomst

Onderwijsgroep Noord is continue bezig met Teams. Voor het mbo landschap wil men meer met hybride onderwijs doen. In het mbo worden steeds meer keuzedelen en verschillende opleidingen gegeven. Hierdoor lopen de leerlingaantallen per groep terug. Hybride onderwijs kan daar een oplossing voor zijn. Zo kun je twee klassen op twee verschillende locaties lesgeven óf dat een deel van de leerlingen thuis meekijkt en een ander deel fysiek op school aanwezig is. De ervaring leert dat dit op sommige vlakken heel goed bevalt en ook winst kan opleveren. Wanneer twee opleidingen bijvoorbeeld halfvol zitten, heb je nu de keuze om de opleiding dan niet aan te bieden. Of juíst wel, maar dan op verschillende vestigingen tegelijk. Dat biedt meer kansen en de ontwikkelingen binnen Microsoft met bijvoorbeeld Meeting Rooms en webinars sluiten daar mooi op aan. Volgens Gerard Jans is het dan handig om ook T-Mobile en Ask Roger! hierbij aan te haken: “Laat ons de nieuwe ontwikkelingen zien en wat interessant kan zijn voor ons om in het onderwijs te gebruiken”.

Toegevoegde waarde van partners

Dit is exact wat T-Mobile doet. Wij leveren de connectiviteit en haken de beste partners aan die toegevoegde waarde leveren aan de klant.

CTA Microsoft Teams voor Admins 540x382

E-book Microsoft Teams voor Admins

Meer weten over alle mogelijkheden die Teams jou als admin biedt? Download dan snel dit E-book!

DOWNLOAD GRATIS
Beeld: Shutterstock